ЗАТВЕРДЖЕНО

 Рішення виконкому

 18 березня 2021 року № 86

 

 

 

 

РЕГЛАМЕНТ

роботи виконавчого комітету та виконавчих органів

Нововолинської міської ради

 

  1. Загальні положення

 

1.1.Регламент роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Нововолинської міської ради (далі – Регламент) регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету Нововолинської міської ради (далі – виконком або виконавчий комітет) та виконавчих органів Нововолинської міської ради (далі – виконавчі органи міської ради), міського голови, його заступників.

1.2.Регламент є нормативним актом, розробленим на основі чинного законодавства України, який визначає механізм організації взаємодії виконкому, виконавчих органів міської ради з питань реалізації повноважень, встановлених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та інших нормативних актів України, здійснення правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності виконкому та виконавчих органів міської ради.

1.3.Затвердження Регламенту, скасування та внесення змін у даний нормативний документ здійснюється за рішенням виконкому.

1.4.У випадку прийняття законодавчих актів, що призводять до виникнення розходжень окремих положень Регламенту з чинним законодавством, на засіданні виконкому ухвалюється рішення про внесення відповідних змін та доповнень до Регламенту.

1.5.Дотримання Регламенту є обов’язковим для працівників виконавчих органів міської ради та керівників комунальних підприємств, установ, закладів. Систематичне невиконання вимог Регламенту без поважних причин є підставою для застосування заходів дисциплінарного стягнення відповідно до Кодексу законів про працю України.

 

  1. Повноваження та склад виконавчого комітету міської ради, виконавчих органів міської ради. Розподіл обов’язків між міським головою, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючим справами виконкому

 

2.1.Виконавчий комітет утворюється міською радою на строк її повноважень. Після закінчення повноважень ради виконком здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконкому.

2.2.Кількісний склад виконавчого комітету визначається  міською радою. Персональний склад виконавчого комітету затверджується міською радою за пропозицією міського голови.

2.3.Виконком є виконавчим органом міської ради, їй підконтрольним та підзвітним, а з питань здійснення делегованих йому повноважень органів виконавчої влади – також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади.

Виконавчий комітет не менше як один раз на рік звітує перед радою про свою роботу та інформує про неї мешканців міста.

2.4.Виконавчий комітет:

– розглядає і вирішує питання, віднесені Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» до відання виконавчих органів ради, в межах своїх повноважень ухвалює рішення, обов’язкові для виконання всіма розташованими на території громади підприємствам, установами, організаціями, посадовцями і мешканцями громади;

– попередньо розглядає та схвалює проєкти програм                        соціально-економічного і культурного розвитку міської територіальної громади, цільових програм з інших питань, бюджету міської територіальної громади та проєкти рішень з інших питань, що вносяться на розгляд міської ради;

– координує діяльність виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста, заслуховує звіти про роботу їх керівників;

– має право змінювати або скасовувати акти підпорядкованих йому виконавчих органів ради, а також їх посадових осіб;

– здійснює організаційне забезпечення надання адміністративних послуг органів виконавчої влади через центри надання адміністративних послуг;

– організовує виконання рішень міської ради, а також затверджених міською радою планів та програм економічного і соціального розвитку, бюджету.

2.5.До складу виконавчого комітету входять:

– міський голова;

– секретар міської ради;

– заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючий справами виконкому, старости;

  • інші члени виконкому, затверджені міською радою за пропозицією міського голови з числа керівників виконавчих органів міської ради, підприємств та установ міста, інших осіб.

Внесення змін до складу виконавчого комітету здійснюється за пропозицією міського голови рішенням міської ради.

2.6. Очолює виконавчий комітет міський голова, який координує діяльність своїх заступників, забезпечує колегіальність в роботі, вдосконалення стилю і методів діяльності виконкому.

2.7.Міський голова (протягом одного місяця з дня набуття повноважень) видає розпорядження про розподіл обов’язків між міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів  міської ради, керуючим справами виконкому з визначенням:

– їх повноважень та функцій;

– підпорядкованих виконавчих органів міської ради, діяльність яких спрямовується, координується та контролюється посадовою особою;

– переліку підприємств, установ та організацій, щодо яких вони забезпечують реалізацію відповідно до законодавства власних та делегованих повноважень виконавчих органів міської ради;

– порядку заміщення міського голови, секретаря ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів  міської ради, керуючого справами у разі їх відсутності.

У випадку відсутності міського голови його обов’язки виконує секретар міської ради, заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів  міської ради.

Виконавчий комітет є юридичною особою, має велику гербову печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, реєстраційні та особові рахунки в органах державного казначейства.

2.10.  На будівлях, де розміщені виконавчий комітет та інші виконавчі органи міської ради, піднімається Державний Прапор України.

У разі оголошення трауру Державний Прапор України приспускається.

Утворені міською радою відділи та управління, інші виконавчі органи міської ради підзвітні та підконтрольні міській раді, підпорядковані виконкому та міському голові. Керівники відділів, управлінь, виконавчих органів міської ради призначаються на посаду і звільняються з посади міським головою відповідно до чинного законодавства України.

Порядок роботи й повноваження відділів, управлінь та інших  виконавчих органів міської ради визначаються Положенням про відповідний виконавчий орган, затвердженим рішенням міської ради.

Керівники відділів, управлінь та інших виконавчих органів міської ради при проведенні перевірок, ревізій представниками органів виконавчої влади, працівниками контролюючих організацій, а також за письмовими зверненнями депутатів, керівників громадських та інших організацій зобов’язані доповісти про їх прибуття, цілі і плани міському голові, секретарю міської ради, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради (відповідно до питання перевірки) та надати відповідну інформацію керуючому справами виконкому для внесення в журнал реєстрації перевірок.

За дорученням міського голови, письмовими вказівками його заступників керівники виконавчих органів міської ради надають документи для ознайомлення, перевірки, аналізу представникам органів влади вищого рівня, контролюючих організацій і забезпечують необхідні умови їх роботи.

Мовою офіційного спілкування, діловодства і документації виконавчого комітету та інших виконавчих органів міської ради є державна.

 

  1. Планування й організація роботи виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради

 

3.1.Планування роботи виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради є одним із основних засобів виконання стратегічного плану розвитку міста, програми економічного та соціального розвитку, міських цільових програм.

3.2.Діяльність виконавчого комітету міської ради організовується відповідно до квартального плану.

3.3.Плани роботи виконавчого комітету міської ради розробляються на основі рішень міської ради, рішень виконавчого комітету, розпоряджень та доручень міського голови, пропозицій керівників виконавчих органів міської ради.

3.4.План роботи виконавчого комітету міської ради повинен включати:

  • перелік актуальних питань, розгляд яких входить до компетенції виконавчого комітету міської ради та які пов’язані з реалізацією заходів соціально-економічного розвитку міської територіальної громади або окремих його адміністративно-територіальних одиниць, функціонування галузей господарського комплексу та соціальної сфери;
  • перелік рішень виконавчого комітету, розпоряджень і доручень міського голови, хід реалізації яких оперативно розглядатиметься в порядку контролю їх виконання;

– перелік основних організаційно-масових заходів, проведення яких здійснюється управліннями, відділами виконавчого комітету або за їх участю на відповідний плановий період.

3.5. До плану роботи виконавчого комітету в обов’язковому порядку включаються питання:

– про план економічного і соціального розвитку  міської територіальної громади, її бюджету та підсумки його виконання за квартал, півріччя, дев’ять місяців, рік;

– про роботу відділів, управлінь та інших виконавчих органів міської ради;

– про роботу підприємств, установ, закладів комунальної власності міської територіальної громади.

  • Для підготовки проєкту плану роботи виконавчого комітету міської ради керівники відділів, управлінь та інших виконавчих органів міської ради не пізніше 5 числа місяця, що передує наступному кварталу, подають в організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету міської ради пропозиції відповідно до встановленої форми.

3.7. Організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету міської ради  готує проєкт плану роботи на квартал і відповідне рішення про його затвердження.

3.8. Проєкти планів роботи заздалегідь розглядаються міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючим справами,  потім доопрацьовуються з урахуванням внесених зауважень.

3.9.   Копії рішення про план роботи виконавчого комітету організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету направляє міському голові, секретарю міської ради, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючому справами, виконавчим органам міської ради.

Виконавчі органи міської ради зберігають рішення про плани роботи виконавчого комітету відповідно до номенклатури справ.

3.10. У випадках, якщо заходи, передбачені планами роботи виконавчого комітету, із будь-яких причин не можуть бути виконані у встановлений термін, або внесене питання не може бути своєчасно внесене на розгляд виконавчого комітету, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів інформують про це виконавчий комітет міської ради.

3.11. Контроль за виконанням планів роботи виконавчого комітету здійснюється заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючим справами (відповідно до розподілу обов’язків).

Виконавчі органи міської ради до 5 числа місяця, наступного за звітним кварталом, подають в організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету інформацію про виконання плану роботи за попередній квартал. Якщо внесене до плану роботи виконкому питання не розглядалось у звітному періоді, керівник виконавчого органу у підсумковій інформації вказує причини зняття цього питання з розгляду або перенесення його на інший термін.

3.12.Загальний контроль за виконанням планів роботи виконавчого комітету покладається на керуючого справами виконкому, який на вимогу членів виконкому інформує виконавчий комітет про виконання плану за минулий період.

3.13.  З метою організації ефективної роботи,  реалізації цільових програм, виконання плану роботи виконкому міської ради, досягнення встановлених цілей, прийняття ефективних управлінських рішень та  аналізу діяльності працівників відділи, управління та інші  виконавчі органи міської ради складають  плани роботи  на відповідний період.

Плани роботи відділів, управлінь та інших виконавчих органів можуть бути місячними, квартальними, піврічними, річними, виходячи з принципів виробничої необхідності та ефективності управління. Рішення про періодичність планування роботи виконавчого органу  приймає його керівник. Плани роботи виконавчих органів міської ради повинні бути узгодженими з планами роботи виконавчого комітету міської ради.

3.14. Плани роботи відділів, управлінь та інших виконавчих органів міської ради узгоджуються з міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючим справами відповідно до розподілу обов’язків та включають такі розділи:

  • короткий аналіз роботи за попередній рік; – основні завдання/заходи;
  • робота комісій або участь у них;
  • робота над проєктами/програмами;
  • підготовка регуляторних актів;
  • робота з персоналом (організація нарад, семінарів, навчань або участь у них);
  • звітність і публічність (виконання рішень виконкому, міської ради, розпоряджень міського голови, наповнення інформаційними матеріалами офіційного веб-сайту та сторінки у соцмережах тощо);
  • матеріально-технічний розвиток.

3.15.   План роботи виконавчого органу міської ради повинен мати таку структуру:

– зміст завдання/заходу;

– коротке обґрунтування (проблема);

– термін виконання;

– відповідальні за організацію та виконання,

– очікуваний результат.

Графа “відмітка про виконання завдань” заповнюється відповідальним виконавцем та є звітом про виконання поставленого завдання.

Керівники відділів, управлінь та інших виконавчих органів міської ради здійснюють контроль та несуть відповідальність за виконання планів роботи. Виконавчі органи міської ради зберігають плани роботи відповідно до номенклатури справ.

3.16. Щомісячні плани роботи міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючого справами виконкому складаються відповідно до планів роботи виконавчих органів міської ради, які їм підпорядковуються.

3.17.Для підготовки плану заходів на місяць керівники усіх виконавчих органів міської ради щомісяця до 20 числа подають в організаційно-виконавчий відділ міської ради узгоджені з міським головою та секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючим справами пропозиції до плану заходів на місяць, де вказуються: дата, час, назва заходу, місце проведення і відповідальний за його організацію.

Про участь у заході міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючого справами обов’язково зазначається у поданих до плану заходів пропозиціях.

3.18. Організаційно-виконавчий відділ міської ради, враховуючи зміст планів роботи міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів  міської ради, керуючого справами та виконавчих органів, складає зведений план заходів на місяць, в який включає перелік основних заходів загальноміського значення, і здійснює оперативний контроль за його виконанням та змінами у плані роботи.

3.19. План роботи на місяць на паперовому носії подається міському голові, секретарю міської ради, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючому справами.

3.20. З метою ведення та оперативного внесення змін до Телефонного довідника керівники виконавчих органів міської ради щокварталу до 10 числа місяця наступного за звітним кварталом подають в організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету інформацію про зміни (або їх відсутність) в назві, адресі, електронній адресі, структурі та контактних телефонів виконавчого органу, зміни в штатному розписі, особовому складі та подібну інформацію про такі ж зміни в галузевих установах, підприємствах та організаціях.

 

  1. Порядок підготовки i проведення засідань виконавчого комітету міської ради

 

4.1. Засідання виконавчого комітету міської ради є основною організаційно-правовою формою його діяльності, що забезпечує колегіальне обговорення завдань і ухвалення рішень щодо їх виконання.

4.2. Засідання виконавчого комітету міської ради проводяться відповідно до плану роботи виконавчого комітету два рази на місяць, як правило, у перший і  третій четвер кожного місяця, а також скликаються в міру необхідності.

4.3. Скликання засідань виконавчого комітету міської ради здійснюється міським головою, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”,  заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської  ради.

4.4.   Підготовку засідань організовує керуючий справами виконкому.

4.5.  Підготовку питань для розгляду виконавчим комітетом організовують та контролюють заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючий справами, керівники виконавчих органів міської ради.

4.6.  При підготовці питань для розгляду на засіданні виконавчого комітету керівник виконавчого органу міської ради (за чиєю ініціативою вноситься питання) в разі необхідності складає і затверджує у заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської  ради, який контролює дане питання, план заходів щодо його підготовки і склад комісії, яка буде проводити необхідні перевірки стану справ у виконавчих органах міської ради, на підприємствах і в організаціях.

4.7. У підготовці питань беруть участь виконавчі органи міської ради, підприємства та організації (установи, заклади), що є у  комунальній власності міської територіальної громади, члени виконавчого комітету та депутати міської ради.

Члени виконавчого комітету та депутати міської ради, в разі внесення на  розгляд виконавчого комітету питань, що належать до їх повноважень, завчасно подають звернення на ім’я міського голови з доданими проєктами рішень через організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету міської ради.

За резолюцією міського голови проєкт рішення передається заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючому справами (відповідно до розподілу обов’язків). Заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами (відповідно до розподілу обов’язків) після попереднього розгляду проєкту рішення направляє його керівнику відповідного виконавчого органу міської ради для детального вивчення та доопрацювання проєкту (за узгодженням з розробником – депутатом, членом виконавчого комітету  міської  ради), згідно з  вимогами чинного законодавства, Інструкції з діловодства та цього Регламенту, а також для здійснення процедури погодження проєкту.

Організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету контролює дотримання процедури погодження проєкту рішення, встановленої  Регламентом.

4.8. До підготовки питань виконавчий комітет, інші виконавчі органи міської ради можуть залучати відповідних фахівців.

  • Питання на засіданнях виконавчого комітету розглядаються відповідно до порядку денного засідання.
  • Проєкт порядку денного засідання виконавчого комітету готується не пізніше, ніж за два дні до засідання організаційно-виконавчим відділом виконавчого комітету міської ради (надалі – організаційно-виконавчий відділ виконкому).
  • Проєкт порядку денного включає питання, з яких у організаційно-виконавчий відділ виконкому подані проєкти рішень, підготовлені та погоджені відповідно до Регламенту, в тому числі:

– питання з квартального плану роботи виконкому;

  • питання, розгляд яких витікає з актів органів виконавчої влади, прийнятих після затвердження квартального плану;
  • питання про хід виконання рішень міської ради, виконкому, органів виконавчої влади;
  • питання, включення яких до порядку денного викликане необхідністю;
  • питання щодо розгляду звернень фізичних та юридичних осіб;
  • підготовлені депутатами міської ради питання, що належать до відання виконавчого комітету.

4.12. Проєкт порядку денного засідання та проєкти рішень виконавчого комітету оприлюднюються на офіційному сайті міської ради.

Організаційно-виконавчий відділ виконкому формує в електронному вигляді та надає за 2 дні до засідання членам виконавчого комітету матеріали, що включають проєкт порядку денного та проєкти рішень виконавчого комітету.

4.13. Інформування членів виконавчого комітету про час та місце засідання виконкому здійснює організаційно-виконавчий відділ виконкому, а інформування запрошених (згідно зі списком) – виконавчі органи міської ради, що готували проєкти рішень та складали список запрошених.

Члени виконавчого комітету завчасно (не пізніше, ніж за 1 день до засідання виконкому) інформують організаційно-виконавчий відділ виконкому про свою участь у засіданні або називають причину відсутності.

Організаційно-виконавчий відділ виконкому інформує керуючого справами виконкому про участь членів виконавчого комітету у засіданні.

4.14.  Засідання виконавчого комітету міської ради є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини від загального складу виконавчого комітету.

4.15.  Засідання виконавчого комітету проводяться відкрито, крім розгляду проєктів рішень, що містять інформацію з обмеженим доступом.

4.16. На засіданнях виконавчого комітету можуть бути присутніми народні депутати України, депутати обласної і міської рад, представники акредитованих засобів масової інформації, а також запрошені керівники виконавчих органів міської ради, підприємств, установ і організацій, громадяни.

4.17. Список осіб, запрошених на засідання виконавчого комітету, складається керівником виконавчого органу, відповідального за підготовку питання порядку денного, узгоджується із заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами (відповідно до розподілу обов’язків) і передається в організаційно-виконавчий відділ виконкому разом з проєктом відповідного рішення виконкому.

4.18. Ознайомлення з проєктами рішень запрошених осіб до початку засідання забезпечують керівники виконавчих органів міської ради, які готують питання на засідання виконкому.

4.19. На засіданнях виконкому присутній начальник юридичного відділу або уповноважений ним головний спеціаліст, а також юристи виконавчих органів міської ради (під час розгляду проєктів рішень, погоджених ними).

4.20. Засідання виконавчого комітету міської ради веде міський голова, а в разі його відсутності –  заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, виконуючий його обов’язки.

4.21. Усі рішення виконавчого комітету (в тому числі, з процедурних питань) ухвалюються більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету.

4.22. Проєкт порядку денного оголошується головуючим на початку засідання та приймається за основу шляхом голосування.

Зміни та доповнення до проєкту порядку денного за наявності відповідних погоджених проєктів рішень ставляться головуючим на голосування у порядку їх надходження.

Додаткові питання, що вносяться на засіданні виконкому до проєкту порядку денного, стосуються, як правило, важливих політичних подій, виникнення аварійних ситуацій, виконання рішень суду та актів прокурорського реагування, інших випадків.

Порядок денний приймається в цілому шляхом голосування.

4.23.З питань, включених до порядку денного засідання виконавчого комітету, доповідають керівники виконавчих органів міської ради, підприємств та організацій (установ, закладів), що є у комунальній власності міської територіальної громади, а також члени виконавчого комітету, депутати міської ради, які внесли відповідні проєкти рішень.

Із співдоповідями можуть виступати секретар міської ради, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами, за розподілом повноважень,  керівники інших виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, запрошені на засідання виконкому для розгляду питання.

Після доповіді та співдоповіді з обговорюваного питання головуючий надає слово для оголошення запитань та відповідей, а пізніше – для  виступів з обговорюваного питання.

4.24. Головуючий на засіданні виконкому:

–  веде засідання, оголошує перерви в засіданнях;

– надає слово для доповіді, співдоповіді, запитань, виступів, оголошує наступного доповідача;

– вносить на голосування пропозиції про зміни та доповнення до проєктів рішень;

–  вносить на голосування проєкти рішень (за основу та в цілому);

– оголошує результати голосування (рішення ухвалене; рішення не ухвалене);

– забезпечує дотримання Регламенту всіма присутніми на засіданні.

4.25.Члени виконкому на засіданнях виконавчого комітету:

– вносять пропозиції до порядку денного засідання та порядку роботи;

– можуть вимагати від доповідачів додаткових роз’яснень з питань порядку денного та проєктів рішень;

– беруть участь в обговоренні питань, голосуванні;

– у виняткових випадках вносять пропозиції про внесення питання на  повторне голосування, перенесення обговорення питання на інше засідання виконавчого комітету, про додаткове вивчення питання спеціально створеною комісією;

– вносять пропозиції про зміни і доповнення в проєкти рішень або про їх доопрацювання.

4.26.  Присутнім на засіданні виконавчого комітету керівникам виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій під час розгляду питань, що стосуються їх діяльності, головуючий може надати слово для запитань, виступу по суті питання, а також пропозицій:

– про зміни і доповнення до проєктів рішень або про їх доопрацювання;

– про перенесення (у виняткових випадках) обговорення питання на інше засідання виконавчого комітету, про додаткове вивчення питання спеціально створеною комісією.

На прохання громадян, присутніх на засіданні виконавчого комітету під час розгляду питань порядку денного, що не містять інформації з обмеженим доступом, їм може бути надане слово для оголошення запитань чи виступу по суті питання з дозволу головуючого на засіданні.

4.27.На засіданні виконкому надається час:

  • на розгляд питань порядку денного (з врахуванням доповіді, співдоповіді, запитань, відповідей, виступів з обговорення питання, внесення поправок до проєкту рішення, заключного слова) – не більше 30 хвилин (в разі необхідності тривалість розгляду питання може бути продовжена за рішенням виконкому);
  • для доповіді, інформації з питань порядку денного – до 10 хвилин;
  • для співдоповіді з питань порядку денного – до 5 хвилин;
  • для оголошення запитань – до 1 хвилини;
  • для відповіді на запитання – до 2 хвилин;
  • для виступу з обговорення питання, внесення поправок до проекту рішення, заключного слова – до 3 хвилин.
    • Під час проведення засідань не допускаються неетичні прояви, порушення Регламенту та коментування виступів поза Регламентом. За вимогою головуючого може бути ухвалене рішення про неможливість подальшої участі в засіданні порушників Регламенту.

 

Особливості позачергових засідань

 

4.29. У разі необхідності міський голова своїм розпорядженням має право скликати позачергове засідання виконкому. Формування порядку денного позачергового засідання та підготовка проєктів рішень може здійснюватися в день проведення засідання.

 

Особливості організації та проведення засідань виконавчого комітету міської ради в умовах карантину, надзвичайних ситуацій або надзвичайного стану.

 

4.30. В умовах запровадження карантину, надзвичайної ситуації або надзвичайного стану, спричинених спалахами епідемій та пандемій, що створюють загрозу життю і здоров’ю значних верств населення та введення такого стану відповідного до законодавства на всій території України або окремих територіях засідання виконавчого комітету міської ради можуть проводитися в режимі відео/аудіо конференцій (дистанційне засідання). Технічне забезпечення та організація дистанційних засідань покладається на організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету та управління цифрової трансформації та комунікації.

Порядок проведення дистанційних засідань повинен забезпечувати:

  • можливість реалізації прав членів виконавчого комітету;
  • ідентифікацію особи, яка бере участь у засіданні виконавчого комітету;
  • встановлення та фіксацію результатів голосування стосовно кожного питання.

Черговість голосування проходить в алфавітному порядку кожним окремим членом виконавчого комітету після оголошення початку голосування та прізвища члена виконкому.

Розпорядження про дистанційне засідання доводиться до відома членів виконавчого комітету і населення не пізніш як за 24 години до його початку із зазначенням порядку денного. Розпорядження про дистанційне засідання розміщується на офіційному веб-сайті ради з одночасним направленням цієї інформації та проєктів рішень з супровідними документами на офіційну електронну адресу кожного члена виконавчого комітету. Запис дистанційного засідання є невід’ємною частиною протоколу засідання виконавчого комітету.

Перед відкриттям засідання в режимі відеоконференції проводиться запис членів виконкому, які в режимі відеоконференції приєдналися до участі у засіданні. Головуючий повідомляє про результати запису членів виконавчого комітету міської ради.

Після завершення голосування всіма членами виконавчого комітету міської ради, які беруть участь у засіданні в режимі відеоконференції, головуючий оголошує результати голосування з врахуванням результатів голосування за проєкт рішення (рішення ухвалене; рішення не ухвалене).

Протокол засідання виконкому, проведеного у режимі відеоконференції в електронному вигляді розміщується на офіційному веб-сайті ради. Протокол проведеного у режимі відеоконференції засідання виконкому оформляється у паперовому вигляді відповідно до загальних правил.

 

  1. Порядок підготовки, погодження, ухвалення рішень виконавчого комітету

 

5.1 Цільова спрямованість проєктів рішень виконавчого комітету визначається перспективними, поточними (квартальними) планами роботи виконкому, рішеннями органів виконавчої влади, дорученнями міського голови, а також необхідністю вирішення оперативних і термінових питань та розгляду звернень фізичних і юридичних осіб.

5.2. Підготовка та внесення на розгляд виконавчого комітету проєктів рішень, що містять ознаки регуляторного акта, здійснюється з дотриманням процедури, встановленої Законом України “Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності”.

Організаційне забезпечення здійснення державної регуляторної політики у міській раді покладено на управління «Центр надання адміністративних послуг».

Відповідальним за дотримання процедури підготовки та відстеження результативності регуляторного акта є керівник виконавчого органу міської ради – розробник проєкту рішення.

  • Відповідальним за підготовку проєкту рішення та інформації про виконання завдань і доручень є той виконавчий орган, до компетенції якого належить дане питання, а контрольні функції покладаються на заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючого справами згідно з розподілом обов’язків.
  • Проєкти рішень виконкому складаються відповідно до Інструкції з діловодства. Відповідальність за законність і достовірність текстів проєктів рішень, відповідність їх Інструкції з діловодства несуть керівники виконавчих органів міської ради, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючий справами, які беруть участь у їх підготовці та погодженні.

5.5. Проєкт рішення виконкому повинен містити:

– посилання на норми чинного законодавства;

  • обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів державної влади, виконання власних розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва, розгляд звернень юридичних і фізичних осіб тощо);
  • джерела фінансування запропонованих заходів, джерела наповнення бюджету та цільових фондів (за потребою);

– інформацію про виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше (за потребою);

  • коментар (за потребою);
  • план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою);
  • повністю вказані прізвища, імена, по батькові та посади членів комісії чи робочої групи в алфавітному порядку;
  • кінцевий термін виконання документа, проміжні строки інформування про хід його виконання;
  • інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа;
  • запис щодо втрати чинності, скасування виданих раніше документів з цього питання чи внесення у рішення змін, доповнень; в проєкті рішення про зміну, доповнення, втрату чинності чи скасування раніше прийнятого рішення зазначається, яких саме пунктів це стосується;
  • ім’я, прізвище та телефон виконавця;
  • всі необхідні візи – погодження.

Рішення повинні мати заголовки, що коротко і точно відображають їхній зміст, констатуючу і розпорядчу частину, можуть мати додатки.

У констатуючій частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складання документа.

У розпорядчій частині вміщуються висновки, пропозиції, рішення, прохання, конкретні змістовні заходи з усунення зазначених недоліків та виконання поставлених завдань, терміни виконання, відповідальні виконавці та на кого покладено контроль за виконанням рішення в цілому, обумовлюються форми та шляхи контролю (терміни подачі проміжної, підсумкової інформацій).

  • Проєкти рішень повинні містити вичерпну оцінку стану справ з відповідного питання з урахуванням раніше ухвалених рішень, щоб уникнути повторень або суперечностей.

Проєкти рішень виконкому, як правило, не повинні перевищувати 2-3 сторінок машинописного тексту, довідки – 3-4 сторінок (з питань економічного і соціального розвитку – 5-6 сторінок).

  • У проєктах рішень про хід виконання раніше ухвалених рішень, у разі невиконання доручень, що містяться в них, наводяться причини невиконання, особи, винні в цьому, а також нові терміни виконання завдань.

До проєктів вказаних рішень повинна додаватися довідка за підписом керівника виконавчого органу міської ради з вказівкою причин невиконання і обґрунтуванням необхідності продовження термінів виконання.

5.8. У разі виконання раніше ухвалених рішень до проєкту рішення вноситься пункт про зняття їх з контролю.

5.9. У проєктах рішень виконавчого комітету міської ради з найбільш важливих питань життєдіяльності міської територіальної громади, про тарифи на житлово-комунальні послуги, вартість проїзду в транспорті, про план роботи виконавчого комітету міської ради та в проєктах рішень виконкому, що є регуляторними чи нормативними актами, розробник передбачає пункт про доведення рішення до відома громадськості через засоби масової інформації та розміщення на офіційному сайті міської ради.

  • До проєкту рішення додаються: передбачені текстом додатки та матеріали, на які є посилання у тексті, коротка довідка по суті питання (у разі потреби), список запрошених осіб, перелік адресатів, яким необхідно надіслати прийняте рішення, а за необхідності – висновки відповідної комісії міської ради чи виконкому.

До проєкту рішення про втрату чинності, зміну, доповнення, скасування прийнятих раніше рішень додаються копії відповідних рішень.

Головний розробник готує пояснювальну записку до проєкту рішення, що повинна містити необхідні обґрунтування і прогнози результатів реалізації рішення. До пояснювальної записки можуть додаватися необхідні розрахунки, інформаційно-довідкові матеріали.

Загальний обсяг пояснювальної записки не повинен перевищувати двох аркушів.

Подання пояснювальної записки до проєктів нормативних, регуляторних актів є обов’язковим.

Дозволяється не додавати пояснювальні записки до проєктів рішень, що стосуються розгляду звернень окремих юридичних та фізичних осіб, зокрема, з питань захисту прав дітей, розміщення засобів зовнішньої реклами на території міста, з питань квартирного обліку та надання житла, видачі окремим громадянам посвідчень для безкоштовного проїзду в міському громадському транспорті, надання допомоги на поховання.

5.11. За укомплектованість рішення (тобто наявність необхідних документів, що додаються до нього) відповідальність несе виконавець, який готує питання. Вимоги до обліку та зберігання документів, а також щодо укомплектованості рішень виконавчого комітету викладені у положеннях про відділи, управління та інших виконавчих органів міської ради.

5.12. Фактичний контроль за виконанням рішень виконкому здійснюють посадові особи, які готували проєкти даних рішень.

5.13. Посадові особи, які готують проєкти рішень, зобов’язані погоджувати їх із задіяними у процесі підготовки та виконання документа відповідальними посадовими особами:

– юрист виконавчого органу, що готує проєкт рішення (за наявності відповідної посади у виконавчому органі);

– начальник юридичного відділу, а в разі його відсутності проєкти рішень візує головний спеціаліст, що виконує обов’язки начальника;

  • начальник організаційно-виконавчого відділу виконавчого комітету (якщо рішення містить терміни виконання завдань);
  • керівники виконавчих органів міської ради – з питань, що відносяться до їхньої компетенції;
  • керуючий справами виконкому;

– заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, що координує питання (відповідно до розподілу обов’язків).

5.14.  Проєкти рішень в обов’язковому порядку погоджуються:

  • з питань комунальної власності, тарифів, платних послуг – з начальником управління економічного розвитку, проектної діяльності та інвестицій;
  • з питань регуляторної політики – з начальником управління «Центр надання адміністративних послуг»;
  • з фінансових питань, в тому числі з питань, що передбачають укладення договорів виконавчими органами міської ради, схвалення проєктів програм міської територіальної громади – з начальником фінансового управління, з начальником відділу бухгалтерського обліку та звітності;
  • з питань житлово-комунального господарства – з начальником управління будівництва та інфраструктури;
  • з питань благоустрою – з начальником управління будівництва та інфраструктури та з начальником управління муніципальної варти;
  • з питань містобудування та земельних ресурсів – з начальником відділу містобудування та земельних відносин.

5.15. З метою належної підготовки проєкту документа, його компетентної оцінки та відповідності вимогам законодавчих актів, інших нормативних документів до переліку осіб, які візують проєкт, можуть бути включені інші керівники виконавчих органів міської ради.

Відповідальність за включення додаткового переліку віз та подання проєкту рішення на погодження несе керівник виконавчого органу міської ради – розробник документа.

До переліку віз включається віза члена виконавчого комітету або депутата міської ради, який підготував відповідний проєкт рішення.

5.16.Погодження оформляється зі зворотної сторони проєкту рішення: проставляється найменування посади, ініціалу імені і прізвища посадовця, особистий підпис.

Додатки до проєктів рішень виконкому візуються керівником виконавчого органу, що готує проєкт рішення та підписуються керуючим справами виконавчого комітету.

Якщо проєкт рішення поданий з порушенням вимог, зазначених у цьому регламенті або він потребує докорінної переробки, керуючий справами виконавчого комітету повертає його на доопрацювання з установленням терміну повторного подання.

Якщо в процесі доопрацювання до проєкту рішення внесені суттєві зміни, то він візується повторно.

5.17. Термін перебування проєкту рішення на візуванні в кожної посадової особи не повинен перевищувати 1 (одного) робочого дня, у начальника юридичного відділу в окремих випадках (в разі необхідності проведення детальної експертизи та підготовки юридичного висновку) – 2 (двох) робочих днів.

5.18. У випадках заперечень, доповнень та змін до проєкту документа, незгоди посадова особа, яка візує проєкт, вносить відповідний запис з викладенням мотивованої думки на проєкті документа або в окремому висновку, що додається до проєкту.

5.19. Юридичний відділ під час проведення правової експертизи:

– перевіряє проєкт рішення на відповідність Конституції та законам України, іншим актам законодавства;

– оцінює ефективність обраного правового шляху врегулювання проблеми.

  • У разі виявлення невідповідності проєкту рішення чи його окремих положень актам законодавства начальник юридичного відділу готує зауваження до такого проєкту та повертає його на доопрацювання головному розробникові з відповідними пропозиціями.
  • Погоджені в установленому порядку проєкти рішень виконкому та їх електронні версії передаються авторами проєктів в організаційно-виконавчий відділ виконкому не пізніше, ніж за 3 робочі дні до їх розгляду на засіданні виконавчого комітету. Крім того до кожного проєкту рішення додаються копії в кількості, необхідній для надання для розгляду членам виконкому та надсилання заявникам, виконавцям рішення після його ухвалення. Відповідальність за ідентичність текстів рішень виконавчого комітету на паперових й електронних носіях несуть виконавці.

5.22. Проєкти рішень виконавчого комітету, що є нормативно-правовими актами (крім проєктів рішень, спрямованих на надання адміністративних послуг, якщо це призведе до порушення встановленого законом строку надання відповідної адміністративної послуги) відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» оприлюднюються не пізніше як за 10 робочих днів до дати їх розгляду на засіданні виконкому.

Проєкти рішень з питань регуляторної політики оприлюднюються розробниками не пізніше як за 30 календарних днів до дати розгляду на засіданні виконкому.

Інформація про оприлюднення вказується в пояснювальній записці до відповідних проектів рішень.

5.23. Питання, з яких погоджені проєкти рішень не надані у встановлений термін, вважаються непідготовленими і на розгляд виконкому не вносяться.

Як виняток, за узгодженням з міським головою проєкт рішення може бути внесений на розгляд виконкому і за наявності заперечень з боку зацікавлених підприємств, установ, організацій, виконавчих органів міської ради. В цьому випадку розгляд проєкту рішення проводиться за участю керівників, що мають зауваження до проєкту, з наданням відповідних пропозицій.

5.24. Після доповіді, співдоповіді, запитань, відповідей, виступів з обговорення питання головуючий пропонує членам виконкому перейти до голосування щодо проєкту рішення.

Рішення виконавчого комітету ухвалюються в такій послідовності:

– в разі внесення пропозицій щодо змін та доповнень до проєкту рішення  головуючий ставить такий проєкт на голосування за основу;

– після цього ставляться на голосування у порядку надходження усі пропозиції щодо змін та доповнень до проєкту рішення;

– проєкт рішення ставиться на голосування в цілому як рішення з урахуванням ухвалених змін та доповнень.

Якщо пропозицій щодо змін та доповнень до проєкту рішення під час обговорення питання не надходило, такий проєкт рішення ставиться на голосування відразу в цілому.

Головуючий на засіданні може відмовити ініціатору пропозиції поставити на голосування запропонований текст, якщо він сформульований нечітко або не стосується обговорюваного питання, суперечить раніше прийнятим рішенням, повторює по суті відхилений попередньо виконкомом текст.

За ініціативою головуючого, члена виконавчого комітету проєкт рішення, зміна, доповнення до проєкту можуть бути поставлені на повторне голосування.

У разі порушення процедури голосування або виникнення перешкод під час його проведення негайно проводиться повторне голосування без додаткового обговорення.

5.25. У разі незгоди міського голови з рішенням виконкому він може зупинити дію рішення своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд міської ради.

5.26. Міський голова підписує рішення, ухвалені на засіданні виконкому та завізовані членами виконкому.

5.27. Рішення набирає чинності з моменту його прийняття та підписання, якщо виконавчий комітет або чинне законодавство не встановлюють іншого терміну введення його у дію.

Рішення виконавчого комітету нормативно-правового характеру набирає чинності з дня його офіційного оприлюднення, якщо в рішенні не встановлено пізніший строк введення його у дію. Рішення виконавчого комітету нормативно-правового характеру оприлюднюються на офіційному сайті Нововолинської міської ради або в інший визначений в рішенні спосіб.

Регуляторні акти виконавчого комітету оприлюднюються у порядку, визначеному Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».

5.28. Окремі ухвалені виконкомом рішення, з врахуванням внесених змін та доповнень, доопрацьовуються розробниками протягом двох робочих днів (крім випадків, коли виконкомом встановлено інший термін), погоджуються відповідно до Регламенту, здаються в організаційно-виконавчий відділ виконкому, який подає рішення на підпис міському голові.

  • Підписані міським головою рішення та скріплені гербовою печаткою виконавчого комітету міської радиреєструються організаційно-виконавчим відділом виконкому шляхом присвоєння порядкового реєстраційного номера. Порядкова нумерація рішень здійснюється в межах календарного року, починаючи з початку року. Датою реєстрації рішення виконавчого комітету є дата його прийняття. Дата і номер рішення зазначаються у визначеному на бланку місці.

5.30. Рішення виконавчого комітету реєструються також в електронному журналі організаційно-виконавчим відділом виконавчого комітету.

5.31. При необхідності прийняття рішень виконавчого комітету між його засіданнями з дозволу міського голови або виконуючого його обов’язки, готується рішення за погодженням членів виконкому.

Виконавчий орган міської ради, який готує проєкт рішення між засіданнями виконкому, візує його членами виконавчого комітету та підписане міським головою рішення передає для реєстрації до організаційно-виконавчого відділу виконавчого комітету.

5.32. Організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету протягом 5 робочих днів після ухвалення рішень надсилає їх копії, завірені печаткою відділу, виконавчим органам міської ради.

Протягом 5 робочих днів з дня засідання виконкому електронні версії рішень виконкому публікуються на офіційному сайті Нововолинської міської ради.

Виготовлення витягів з рішень здійснюють виконавці зазначених актів, проставляючи при цьому підпис на лицевому боці витягу, крім витягів, що виготовляються організаційно-виконавчим відділом виконкому на виконання запитів фізичних та юридичних осіб. Відповідальність за відповідність витягу оригіналу рішення несе виконавець.

Засвідчення витягів здійснює начальник організаційно-виконавчого відділу виконкому шляхом проставляння штампа «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, а також скріплюється печаткою організаційно-виконавчого відділу виконкому.

Копії рішень щодо затвердження висновку служби у справах дітей про підтвердження місця проживання дітей для тимчасового виїзду за межі України з відміткою про набрання законної сили рішення видаються службі у справах дітей на підставі письмової довідки, про те, що рішення не оскаржено протягом десяти робочих днів з дня його прийняття.

5.33.  Засідання виконкому протоколюються. Ведення протоколу здійснює начальник  організаційно-виконавчого  відділу виконкому. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року.

Протокол оформляється протягом 5 робочих днів після засідання виконкому, в протоколі вказується:

  • номер протоколу;
  • дата засідання;
  • протягом якого часу відбувалось засідання;
  • перелік членів виконкому, які взяли участь у засіданні, та перелік відсутніх на засіданні;
  • перелік присутніх на засіданні керівників виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, представників місцевих органів виконавчої влади;
  • перелік питань, що обговорювались, прізвища доповідачів та виступаючих, результат голосування (ухвалено; кількість голосів за проєкт рішення, проти, утримались; не ухвалено), номери ухвалених рішень з кожного питання, що додаються до протоколу;

5.34.  Протоколи засідань виконкому підписує міський голова або заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, виконуючий його обов’язки та начальник організаційно-виконавчого відділу  виконкому.

Протоколи засідань виконкому засвідчуються гербовою печаткою. Копії протоколів засідань виконкому та витяги з них засвідчуються печаткою організаційно-виконавчого відділу виконкому.

5.35. Після підписання протоколу організаційно-виконавчий відділ виконкому надсилає виконавчим органам міської ради, іншим виконавцям витяги з протоколу – ухвалені виконкомом доручення з окремих питань, завірені печаткою організаційно-виконавчого відділу виконкому.

Протоколи засідань виконавчого комітету міської ради та оригінали рішень виконавчого комітету зберігаються в організаційно-виконавчому відділі виконкому протягом 2 років, після чого передаються в архівний відділ виконавчого комітету міської ради.

5.36. Протоколи засідань виконавчого комітету оприлюднюються на офіційному сайті міської ради в розділі «Документи»/ «Виконавчий комітет»/ «Протоколи засідань виконавчого комітету».

 

  1. Порядок підготовки розпоряджень міського голови

 

6.1. Міський голова видає розпорядження відповідно до повноважень, визначених чинним законодавством.

6.2. Розпорядження міського голови, прийняті в межах наданих йому повноважень, обов’язкові для виконання всіма розташованими на території міської територіальної громади органами місцевого самоврядування, виконавчої влади, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями, посадовими особами, а також громадянами.

За змістом розпорядження міського голови поділяються з: основної діяльності, адміністративно – господарської діяльності, особового складу, відпусток, відряджень, нагородження.

6.3. Проєкти розпоряджень готують виконавчі органи міської ради під контролем заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, секретаря міської ради, керуючого справами. У разі, коли розроблення проєкту розпорядження доручено кільком виконавцям, головним розробником є виконавець, зазначений першим у резолюції, інші –сприяють головному розробнику та надають відповідну інформацію.

З метою чіткого виконання розпоряджень в їх змісті необхідно передбачати конкретні завдання, виконавців, терміни виконання і відповідальних за контроль.

6.4. Підготовка проєктів розпоряджень міського голови, що містять ознаки регуляторного акта, здійснюється з дотриманням процедури, встановленої Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».

Організаційне забезпечення здійснення державної регуляторної політики у міській раді покладено на управління «Центр надання адміністративних послуг».

Відповідальним за дотримання процедури підготовки та відстеження результативності регуляторного акта є керівник виконавчого органу міської ради – розробник проєкту розпорядження.

  • Проєкти розпоряджень міського голови складаються відповідно до Інструкції з діловодства.
  • У разі потреби головний розробник готує пояснювальну записку до проєкту розпорядження, що повинна містити необхідні розрахунки, обґрунтування і прогнози соціально-економічних та інших результатів реалізації виданого розпорядження.

До пояснювальної записки можуть додаватися інформаційно-довідкові матеріали (таблиці, графіки тощо).

Загальний обсяг пояснювальної записки не повинен перевищувати двох аркушів. Подання пояснювальної записки до проєктів розпоряджень нормативного характеру, в тому числі регуляторних актів, є обов’язковим.

6.7.    Якщо проєкт розпорядження готується з метою внесення змін або доповнень в раніше видане розпорядження, наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни, або ті, які втратили чинність. Крім того, додається копія розпорядження, в яке вносяться зміни та доповнення, або яке втрачає чинність.

У випадку підготовки розпорядження міського голови на виконання розпорядження голови обласної державної адміністрації або інших документів вищих органів влади до проєкту розпорядження додається копія відповідного документа.

  • У випадку підготовки проєктів розпоряджень з питань, які діють періодично протягом року, півріччя, раніше видане розпорядження з таких же питань знімається з контролю або указується, що воно втратило чинність.
  • У проєктах розпоряджень міського голови з найбільш важливих питань життєдіяльності міста, проведення загальноміських заходів, відзначення державних свят розробник передбачає пункт про доведення розпорядження до відома громадськості через засоби масової інформації та розміщення на офіційному сайті Нововолинської міської ради.
  • Відповідальність за законність і достовірність текстів проєктів розпоряджень, відповідність їх Інструкції з діловодства несуть керівники виконавчих органів міської ради, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, які беруть участь у підготовці та погодженні проєктів.
  • Посадові особи, які готують проєкти розпоряджень, зобов’язані погоджувати їх із задіяними у процесі підготовки та виконання документа відповідальними посадовими особами у такому порядку:

– керівник виконавчого органу, що готує проєкт розпорядження;

– начальник юридичного відділу (в разі його відсутності головний спеціаліст, що виконує обов’язки начальника) або юрист виконавчого органу, що готує проєкт розпорядження (за наявності відповідної посади у виконавчому органі міської ради);

  • начальник організаційно-виконавчого відділу виконавчого комітету (якщо розпорядження містить терміни виконання завдань);
  • керівники інших виконавчих органів міської ради, що контролюють питання та яких стосується проєкт розпорядження;

– заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, що координує питання (відповідно до розподілу обов’язків);

  • керуючий справами виконкому.

Візи проставляються на зворотній стороні останньої сторінки розпорядження.

Виконавець проєкту розпорядження візує його в лівому нижньому кутку лицьової сторони останньої сторінки розпорядження, де вказує своє ім’я, прізвище та номер службового телефону.

6.12.  Проєкти розпоряджень в обов’язковому порядку погоджуються:

  • з питань комунальної власності, тарифів, платних послуг – з начальником управління економічного розвитку, проектної діяльності та інвестицій;
  • з питань регуляторної політики – з начальником управління «Центр надання адміністративних послуг»;
  • з фінансових питань, в тому числі з питань, що передбачають укладення договорів виконавчими органами міської ради, схвалення проєктів програм міської територіальної громади – з начальником фінансового управління, з начальником відділу бухгалтерського обліку та звітності;
  • з питань житлово-комунального господарства, екології та природокористування – з начальником управління будівництва та інфраструктури;
  • з питань благоустрою – з начальником управління будівництва та інфраструктури та з начальником управління муніципальної варти;
  • з питань містобудування та земельних ресурсів – з начальником відділу містобудування та земельних відносин.

6.13. З метою належної підготовки проєкту документа, його комплексної оцінки та відповідності вимогам законодавчих актів, інших нормативних документів до переліку осіб, які візують проєкт, можуть бути включені інші керівники виконавчих органів міської ради.

Відповідальність за включення додаткового переліку віз та подання на погодження проєкту розпорядження несе керівник виконавчого органу міської ради – розробник проєкту документа.

6.14. Розробники проєктів розпоряджень, що є нормативно-правовими актами, розпоряджень, що підлягають обговоренню громадськості відповідно до чинного законодавства, зобов’язані оприлюднити їх не пізніше як за 20  робочих днів до дати затвердження; письмова інформація про оприлюднення додається до відповідних проєктів.

6.15. Термін розгляду та погодження проєкту розпорядження кожною посадовою особою не повинен перевищувати одного робочого дня; термін розгляду та погодження проєкту розпорядження юристом в окремих випадках (в разі необхідності проведення детальної експертизи та підготовки юридичного висновку) може тривати два дні.

Додатки до проєктів розпоряджень погоджуються в тому ж порядку, що й проєкти розпоряджень.

6.16. Організаційно-виконавчий відділ виконкому здійснює контроль за відповідністю проєктів розпоряджень Інструкції з діловодства, Регламенту, українському правопису, попередньо узгоджує перелік посадових осіб, відповідальних за погодження, в разі виявлення порушень редагує проєкт та повертає виконавцю на доопрацювання.

6.17.Юридичний відділ опрацьовує поданий проєкт розпорядження, зокрема, проводить його правову експертизу, вносить поправки, пов’язані з приведенням проєкту розпорядження у відповідність до вимог чинного законодавства України, а також, у разі потреби, редагує проєкт розпорядження.

Юридичний відділ виконавчого комітету міської ради під час проведення правової експертизи перевіряє проєкт розпорядження на відповідність Конституції та законам України, іншим актам законодавства; оцінює ефективність обраного правового шляху врегулювання проблеми.

За результатами юридичної експертизи в разі наявності зауважень до проєкту документа уповноважена особа юридичного відділу виконкому готує висновок.

6.18.Підготовка розпоряджень з кадрових питань, відпусток, відряджень регламентується чинним законодавством та іншими нормативними документами і здійснюється   відділом персоналу виконавчого комітету.

Підготовка розпоряджень про нагородження регламентується рішенням міської ради „Про Програму  економічного і соціального розвитку Нововолинської міської територіальної громади”   і здійснюється відділом персоналу.

6.19. Погоджені проєкти розпоряджень міського голови (разом з доданими копіями відповідних документів, юридичними висновками, довідкою розсилки) виконавець здає в організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету, який подає на підпис міському голові, а у разі його відсутності – заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів  міської ради.

6.20. Розпорядження набирає чинності після його підписання міським головою (або виконуючим його обов’язки) та реєстрації в організаційно-виконавчому відділу виконавчого комітету. У разі не підписання проєкту розпорядження організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету або юридичний відділ інформують виконавців про причини та повертають проєкт на доопрацювання.

Розпорядження міського голови нормативно-правового характеру набирає чинності з дня його офіційного оприлюднення, якщо в розпорядженні не встановлено пізніший строк введення його у дію. Розпорядження міського голови нормативно-правового характеру оприлюднюються на офіційному сайті Нововолинської міської ради або в інший визначений в розпорядженні спосіб.

6.21.Розпорядження з питань: основної діяльності, адміністративно–господарської діяльності, особового складу,  відпусток, відряджень, нагородження реєструються окремо.

Кожне розпорядження має свій номер. Нумерація розпоряджень ведеться від № 1 за наростанням протягом календарного року.

Розпорядження з питань основної діяльності, з адміністративно-господарської діяльності реєструються організаційно-виконавчим відділом виконавчого комітету у день підписання. Реєстрація розпоряджень міського голови з питань основної діяльності, з адміністративно-господарської діяльності ведеться також в електронному журналі організаційно-виконавчим відділом виконкому.

Паперові копії, в кількості, необхідній для надсилання замовникам (фізичним та юридичним особам) та виконавцям, завіряються печаткою організаційно-виконавчого відділу виконкому та розсилаються згідно довідки розсилки.

Розпорядження з питань особового складу, нагороджень,  відпусток, відряджень реєструються відділом персоналу в день його підписання, тиражуються і розсилаються відповідним відділам, управлінням, відділу бухгалтерського обліку та звітності.

Реєстраційний номер розпоряджень з основних питань складається з порядкового числа та літери “р”, реєстраційний номер розпорядження з адміністративно – господарських питань складається з порядкового числа та літери “ра”, реєстраційний номер розпорядження з особового складу складається з порядкового числа та літер “ро”, реєстраційний номер розпорядження про відпустку складається з порядкового числа та літер “рв”, реєстраційний номер розпорядження з відрядження складається з порядкового числа та літер “рк”, реєстраційний номер розпорядження з нагородження  складається з порядкового числа та літер “рн”.

6.22. Розпорядження міського голови публікуються на офіційному сайті Нововолинської міської ради (протягом 5 робочих днів з дня реєстрації).

Управління цифрової трансформації та комунікації доводить розпорядження міського голови з найбільш важливих питань життєдіяльності міста до відома громадськості через засоби масової інформації.

6.23. Оригінали розпоряджень міського голови зберігаються в організаційно-виконавчому відділі виконавчого комітету 2 роки, після чого здаються в архівний відділ виконавчого комітету міської ради.

 

  1. Порядок підготовки і проведення нарад.

 

7.1. Наради, семінари та інші заходи у виконавчому комітеті проводяться відповідно до планів роботи виконавчих органів міської ради або за вказівкою міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючого справами виконавчого комітету.

7.2. Наради у міського голови проводяться:

– із секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючим справами виконкому – тричі на тиждень (щопонеділка, щосереди та щоп’ятниці) о 9.00 год.;

– оперативні наради з керівниками виконавчих органів міської ради, керівниками відповідних комунальних підприємств, закладів, керівниками відповідних місцевих органів виконавчої влади  –   раз у квартал.

На оперативну нараду за вказівкою міського голови для розгляду окремих питань можуть додатково запрошуватись керівники інших підприємств, установ, організацій міста, працівники виконавчих органів міської ради, депутати міської ради та ін.

Перелік питань для розгляду на  нарадах у міського  голови складає  організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету за поданням керівників управлінь, відділів та структурних підрозділів виконкому.

7.3. Керівник управління, відділу виконкому, який готує питання, не пізніше, ніж за 3 дні до його розгляду на оперативній нараді, надає організаційно-виконавчому відділу виконавчого комітету довідку, яка відображає суть питання, містить його аналіз та пропозиції щодо покращення стану справ, і в разі необхідності – проєкт доручення міського голови, а також список осіб, яких доцільно запросити для участі в нараді. Документи повинні бути стислими і ретельно відредагованими. Відповідальність за якість підготовки документів, дотримання термінів їх надання, явку запрошених на розгляд планового питання покладається на осіб, які готують його для розгляду на нараді згідно із затвердженим планом.

7.4. Ведення протоколів нарад, які проводяться, забезпечує організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету. У протоколі повинні бути зазначені присутні на нараді, конкретні доручення та виконавці, а також строки виконання доручень.

7.5. Організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету за підсумками нарад складає перелік доручень міського голови та передає їх для реалізації та контролю виконавцям у такі строки:

– протягом дня – доручення дані на щотижневих нарадах;

– протягом 3 днів – доручення дані на апаратних нарадах;

– протягом 10 днів – доручення дані на оперативних нарадах.

7.6. Перед оперативною нарадою проводиться реєстрація учасників. Список присутніх подається міському голові перед початком наради.

7.7. Відповідно до розподілу обов’язків секретар міської ради, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючий справами можуть скликати наради для встановлення завдань, організації та проведення відповідних заходів, оперативного контролю за виконанням планів роботи.

7.8. Організація такої наради, оповіщення її учасників, формування плану проведення та контроль за виконанням встановлених завдань покладається на підрозділ, що відповідає за підготовку наради.

7.9. У разі необхідності, за вказівкою секретаря міської ради, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської  ради, керуючого справами, може вестись протокол наради.

Протокол наради оформляється відповідно до Інструкції з діловодства та підписується головуючим.

7.10. Керівники виконавчих органів міської ради у встановлені дні проводять наради з працівниками підпорядкованих їм структур з питань основної діяльності виконавчого органу, планування та результатів роботи, дотримання трудової дисципліни тощо.

Визначений керівником працівник виконавчого органу в разі необхідності веде протокол наради. Протокол оформляється та зберігається у виконавчому органі відповідно до Інструкції з діловодства та Номенклатури справ.

7.11. Про необхідність надання приміщення для проведення нарад, семінарів та інших заходів повідомляється керуючому справами виконкому не пізніше, як за тиждень до проведення наради. На основі отриманої інформації складається тижневий план заходів виконавчого комітету.

7.12. Телефонограми про виклик на наради у виконавчому комітеті підписуються міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючим справами, які скликають нараду.

Телефонограми реєструються у Журналі реєстрації телефонограм, який  знаходиться в приймальні міського голови.

  1. Організація роботи із службовими документами.

8.1. Робота зі службовими документами у виконавчих органах міської ради здійснюється відповідно до чинного законодавства, цього Регламенту, Інструкції з діловодства, Номенклатури справ із застосуванням системи електронного документообігу.

Організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету здійснює (в системі електронного документообігу) реєстрацію та загальний контроль за дотриманням термінів розгляду, виконанням вхідної кореспонденції, адресованої міському голові, секретарю міської ради, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючому справами виконкому та реєстрацію вихідної кореспонденції.

  • Службові документи, що надходять у виконавчий комітет, реєструються організаційно-виконавчим відділом виконавчого комітету і того ж дня направляються міському голові, секретарю міської ради, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючому справами відповідно до розподілу обов’язків, залежно від характеру і змісту документа.

Для забезпечення реєстрації документів у електронній та паперовій формах в автоматизованому режимі заповнюється реєстраційно-моніторингова картка, до якої вносяться всі обов’язкові, додаткові та в разі потреби інші реквізити документа відповідно до вимог Інструкції.

Оригінали документів, що стосуються претензійно-позовної роботи, після реєстрації та відповідної резолюції міського голови (заступника міського голови) організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету передає юридичному відділу.

Юридичний відділ забезпечує:

– виконання, зберігання та архівування переданих йому оригіналів документів, що стосуються претензійно-позовної роботи;

– створення та постійне ведення реєстру судових справ Нововолинської міської ради.

  • Строки виконання службових документів можуть бути типовими або індивідуальними. Типові строки документів встановлюються законодавством. Індивідуальні строки виконання документів зазначаються в резолюції міського голови, секретаря ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами.

Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня повинні бути виконані до зазначеного в них строку.

Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в установі, до якої надійшов документ.

8.4. Документ, виконавцями якого є кілька виконавчих органів (посадових осіб), надходить одночасно до всіх його виконавців, визначених електронною резолюцією чи переліком розсилки, створеним реєстратором або автором документа.

Система електронного документообігу автоматично фіксує факти передавання електронних документів виконавцям у реєстраційно-моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано документ.

Співвиконавці подають пропозиції головному  виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання. Співвиконавці в рівній мірі несуть відповідальність за своєчасну і якісну підготовку відповідей на документи.

8.5. Зміна головного виконавця здійснюється в системі електронного документообігу на підставі резолюції керівника, який здійснював первинний розгляд електронного документа.

Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, – до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

8.6.   За результатами розгляду, виконання службових документів виконавчий орган міської ради готує та подає в організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету не пізніше, ніж до 15.30, проєкт листа для подання на підпис міському голові, секретарю міської ради, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючому справами (відповідно до розподілу обов’язків). До листа може додаватись відповідна інформація. Проєкт листа повинен бути візований керівником виконавчого органу міської ради.

Реєстрація вихідних документів виконавчого комітету міської ради здійснюється після їх підписання.

8.7. Організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету перевіряє листи та додану до них інформацію на відповідність Інструкції з діловодства та Регламенту, в разі виявлення порушень повертає виконавцю на доопрацювання.

В окремих випадках, за дорученням, вказаним в резолюції міського голови або його заступників, керівники виконавчих органів міської ради, підприємств та закладів комунальної власності міської територіальної громади – виконавці службових документів надають відповіді заявникам за власним підписом.

8.8. За усною вказівкою міського голови виконавчі органи міської ради складають проєкти доручень, спрямованих на виконання окремих, як правило, термінових завдань.

Проєкт доручення складається з дотриманням Інструкції з діловодства, візується керівником виконавчого органу міської ради – розробника проєкту.

Підписане міським головою доручення (разом з копіями та переліком надсилання копій доручення) розробник  подає в організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету для реєстрації документа та надсилання копій виконавчим органам міської ради. Копії доручень підприємствам, установам, організаціям виконавчі органи міської ради – розробники проєкту доручення надсилають самостійно.

Оригінали доручень зберігаються за місцем реєстрації – в організаційно-виконавчому відділі виконавчого комітету, відповідно до Номенклатури справ.

8.9. У кожному виконавчому органі ведеться своє діловодство, його здійснюють відповідальні особи, згідно з функціональними обов’язками. Ведеться реєстрація вхідної та вихідної документації відповідно до Інструкції з діловодства.

8.10. Документи, адресовані безпосередньо відділам, установам міської ради, структурним підрозділам виконкому, передаються за призначенням без реєстрації в організаційно-виконавчому відділі виконкому.

За призначенням направляється також кореспонденція, що надійшла на адресу виконкому, але відноситься до компетенції інших організацій і не містить скарг на дії їх керівників. Відповіді, які одержують управління і відділи на свої запити, реєструються і контролюються цими ж структурними підрозділами.

8.11. Організація роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється в установленому законодавством порядку.

8.12. Відправка (передача) кореспонденції іноземцям здійснюється з дотриманням вимог, зазначених в  п.121-126 Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736.

 

  1. Організація контролю за виконанням документів.

Завдання і порядок контролю за виконанням документів.

 

9.1. Контроль за виконанням документів здійснюється на підставі законодавчих актів та відповідно до Інструкції з діловодства, із застосуванням системи електронного документообігу.

Моніторинг виконання управлінських рішень є складовою системи контролю в міській раді та проводиться з метою нагляду за виконавською дисципліною.

9.2. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

9.3. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання та терміни їх виконання.

Моніторинг включає в себе безперервне спостереження за процесом виконання управлінських рішень та виявлення відхилень від строків виконання індикаторів.

9.4. Контроль за виконанням документів покладається на міського голову, секретаря ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючого справами, керівників виконавчих органів міської ради.

Моніторинг виконання постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, розпорядчих документів обласної ради та облдержадміністрації, органів виконавчої влади, запитів та звернень народних депутатів України, виконання службових документів, рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, доручень міського голови за результатами оперативних нарад здійснює організаційно-виконавчий відділ виконкому.

Моніторинг виконання окремих письмових доручень міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради здійснюють виконавчі органи міської ради, які підготували проєкт доручення.

Моніторинг виконання документів у виконавчих органах міської ради здійснює працівник, призначений відповідальним за контроль наказом керівника. Працівник, відповідальний за здійснення контролю за виконанням документів, щоп’ятниці інформує організаційно-виконавчий відділ виконкому про хід виконання службових документів.

9.5.      Відповідальність за виконання несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним  за організацію виконання є головний виконавець, який у резолюції зазначений першим. Головний виконавець повинен підготувати узагальнену відповідь заявнику та виконкому міськради на основі інформацій всіх виконавців, але відповідальність за надану інформацію несуть в однаковій мірі всі виконавці, зазначені в резолюції.

Якщо в контрольному документі порушується декілька питань, то кожен виконавець надає відповідь на своє питання.

9.6. Після розгляду і виконання всі службові документи повертаються в організаційно-виконавчий відділ виконкому.

9.7. Строки виконання документів встановлюються відповідно до нормативно-правових актів, інструкції з діловодства, розділу 8 цього Регламенту (для службових документів),  вказуються в розпорядчих документах або в резолюції керівника.

 

Організація моніторингу виконання документів

 

9.8. Моніторинг виконання управлінських рішень здійснюється за допомогою системи моніторингу, інтегрованої в систему електронного документообігу міської ради на основі даних з реєстраційно-моніторингової картки.

9.9.Моніторинг проводиться шляхом збору, обробки та систематизації інформації про стан виконання управлінських рішень за визначеними індикаторами.

9.10. Індикаторами стану виконання управлінських рішень є момент закінчення визначених дій, наприклад: накладення електронної резолюції, створення документа, погодження документа, підписання документа, реєстрація та відправлення документа тощо.

9.11.Індикатори, строки виконання індикаторів та інші дані, необхідні для моніторингу у виконавчому комітету міської ради, вносяться в автоматичному режимі до реєстраційно-моніторингової картки під час реєстрації вхідного документа, керівником під час первинного розгляду або автором документа під час його створення.

9.12.Якщо документ містить кілька окремих управлінських завдань, моніторинг виконання цих завдань здійснюється в одній реєстраційно-моніторинговій картці.

9.13. Після завершення роботи над документом до реєстраційно-моніторингової картки автоматично вноситься відмітка про завершення його виконання. Відмітка про завершення виконання документа свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

9.14. Організаційно-виконавчий відділ виконкому міської ради на підставі звітів, наданих виконавчими органами міської ради, готує та подає інформацію про виконання контрольних документів:

– щомісяця – керуючому справами виконкому – статистичну інформацію про виконання службових документів;

– щокварталу – міському голові, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської  ради – статистичну та аналітичну інформацію про виконання доручень міського голови за результатами оперативних нарад.

9.15.Оригінали контрольних документів (крім оригіналів службових документів, що стосуються претензійно-позовної роботи, переданих юридичному відділу виконкому міської ради) повертаються та зберігаються в організаційно-виконавчому відділі виконкому.

9.16. Організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету веде в електронному вигляді:

– на початку кожного місяця формує окремі переліки рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, що містять завдання, термін виконання яких припадає на поточний місяць;

– опрацьовує, систематизує інформацію, надану виконавчими органами міської ради, про виконання рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови за підсумками кожного місяця.

– проводить випереджувальні моніторинги строків можливості виконання документів та реагування на запити і звернення, готує нагадування – попередження та своєчасно інформує міського голову, секретаря міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради (відповідно до розподілу обов’язків), керуючого справами про закінчення строків виконання документів;

– систематично аналізує і узагальнює стан роботи з документами  в управліннях, відділах виконавчого комітету міської ради, надає їм необхідну консультативну та методичну допомогу;

– із залученням фахівців інших підрозділів перевіряє стан організації контролю, виконавської дисципліни у виконавчих органах міської ради, надає їм необхідну допомогу, інформує керівництво з цих питань, вносить пропозиції щодо покращення роботи з контрольованими документами та вжиття необхідних заходів щодо оперативного усунення виявлених недоліків у виконанні документів та в роботі з реагування на запити та звернення.

9.17. На одному і тому ж документі не повинно бути більше однієї резолюції, наступні резолюції можуть бути лише в тому випадку, коли в них деталізується порядок виконання документа. При цьому не допускається дублювання резолюцій, а тим більше суперечностей між ними.

9.18.Рішення виконавчого комітету міської ради та розпорядження міського голови.

Організація виконання рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови здійснюється секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради відповідно до розподілу функціональних обов’язків, керуючим справами виконавчого комітету та іншими посадовими особами виконавчих органів міської ради.

9.19. Безпосередній виконавець завдань, що містять в собі рішення виконавчого комітету або розпорядження міського голови, забезпечує його виконання. Про хід та результати інформує посадову особу, на яку відповідним документом покладено контроль за виконання даного рішення або розпорядження міського голови та організаційно-виконавчий відділ виконкому.

9.20. Хід виконання рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови при необхідності розглядається на оперативних нарадах та заслуховується на засіданнях виконавчого комітету міської ради.

9.21. У разі неможливості виконання розпорядчих документів у встановлені строки, виконавець, за підписом заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради чи керуючого справами виконавчого комітету, за 3 робочі дні до закінчення  терміну  готує міському голові подання про їх перенесення з обґрунтуванням причин невиконання.

9.22. Рішення виконавчого комітету знімаються з контролю на його засіданнях прийняттям відповідного рішення або після надання виконавцем довідки з резолюцією голови “До справи” або “Зняти з контролю”.

9.23. Розпорядження міського голови вважаються виконаними, якщо вирішені всі питання,  та підготовлена і направлена до організаційно-виконавчого відділу  виконавчого комітету на ім’я міського голови інформація про виконання даного розпорядження за підписом секретаря міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів  міської ради, відповідно до розподілу обов’язків, керуючого справами.

 

       

 

  1. 10. Організація роботи зі зверненнями громадян.

 

10.1. Організація роботи зі зверненнями громадян у міській раді покладається на організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету, у виконавчих органах –  на відповідальних працівників чи на відповідний підрозділ.

10.2. Діловодство за зверненнями громадян у виконавчих органах міської ради ведеться окремо від загального діловодства, відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої відповідною постановою Кабінету Міністрів України, Закону України „Про звернення громадян” та Класифікатора звернень громадян.

10.3.    Усі звернення громадян (фізичних осіб), що надходять на адресу міського голови та його заступників, реєструються в організаційно-виконавчому відділі виконавчого комітету, а звернення, адресовані керівникам виконавчих органів міської ради, реєструються безпосередньо у виконавчому органі.

10.4.    Зареєстровані звернення в день надходження передаються міському голові чи заступникам  міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради відповідно до розподілу обов’язків.

10.5.    Міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконкому розглядають звернення, у разі потреби доручають в резолюції виконавцю провести розгляд звернення за участю комісії з розгляду звернень громадян, з виїздом на місце або за участю заявника та визначити заходи щодо вирішення питання і розв’язання проблем, які є підставою для скарги або обґрунтованого звернення. Розгляд звернень громадян керівниками повинен проводитись протягом одного робочого дня з дня отримання його на розгляд, але не пізніше загального терміну опрацювання звернень – 5 робочих днів.

10.6. За зверненнями громадян, в яких порушене питання не належить до компетенції виконавчих органів міської ради, міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради та керуючий справами виконкому можуть дати такі доручення:

– визначити виконавця, якому необхідно розглянути звернення і підготувати відповідь-роз’яснення заявнику (в таких випадках на контроль керівником такі звернення не ставляться);

– направити звернення на розгляд за належністю на підставі п.3. ст.7 Закону України «Про звернення громадян»;

– під час розгляду повторних звернень керівник може доручити виконавцю, до компетенції якого належить вирішення питання по суті, підготувати матеріали на розгляд постійно діючої комісії з питань розгляду звернень громадян або проєкт листа про припинення листування на підставі п.п.2,3 ст.8 Закону України «Про звернення громадян».

10.7.  Після розгляду міським головою, його заступниками, накладення резолюції звернення повертаються до організаційно-виконавчого відділу виконавчого комітету в  системі електронного документообігу.

10.8.  Контроль за розглядом звернень громадян та виконанням доручень керівництва міської ради за зверненнями покладається на керівників виконавчих органів міської ради.

10.9.  Загальний контроль за дотриманням термінів розгляду звернень громадян здійснює організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету на підставі електронної бази даних звернень та термінів, зазначених в реєстраційно-контрольних картках.

10.10. Після виконання доручень, визначених у резолюціях керівництва за зверненнями громадян, виконавчі органи міської ради готують проєкти відповідей авторам звернень.

В окремих випадках, за дорученням, вказаним в резолюції міського голови або його заступників, керівники виконавчих органів міської ради, підприємств та закладів міської комунальної власності надають відповіді на звернення громадян за власним підписом.

10.11. Звернення, в якому порушені питання не належать до компетенції виконавчих органів міської ради, в термін не більше 5 днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення. Якщо порушені у зверненні питання частково належать до компетенції виконавчих органів міської ради – відповідь з питань у межах компетенції надається громадянину в установленому порядку, а щодо питань, які підлягають вирішенню в інших органах виконавчої влади, при наданні відповіді на звернення роз’яснюється порядок їх вирішення.

 

  1. Організація та проведення особистого прийому громадян.

 

11.1.  Особистий прийом громадян у Нововолинській міській раді здійснюється міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючим справами виконкому та керівниками виконавчих органів міської ради, на підприємствах та у закладах комунальної власності міської територіальної громади  – керівниками та їх заступниками.

11.2. Особистий прийом громадян керівництвом міської ради та її виконавчих органів здійснюється згідно з графіком, який затверджується розпорядженням міського голови, керівниками підприємств, організацій (установ, закладів), що є у  комунальній власності міської територіальної громади – із графіками, затвердженими  відповідними наказами.

11.3. Графік особистого прийому громадян розміщується на офіційному сайті міської ради, у приміщеннях виконавчих органів міської ради, підприємств, організацій (установ, закладів), що є у комунальній власності міської територіальної громади в доступних для вільного огляду місцях, оприлюднюється через засоби масової інформації.

11.4. Особистий прийом громадян проводиться у час і в приміщеннях,  передбачених затвердженим графіком прийому.

11.5. Попередній прийом громадян у міській раді в робочі дні проводиться працівниками організаційно-виконавчого відділу виконав-чого комітету міської ради з 08.00 до 13.00 год. та з 14.00 до 16.00 год.

11.6. За відсутності з поважних причин посадової особи, яка повинна здійснювати особистий прийом, громадянам надаються вичерпні пояснення і  пропонується  зустріч  з  іншим  керівником, до компетенції якого належить вирішення порушеного питання.

У разі відмови від такої зустрічі, громадянам пропонується
залишити  письмове  звернення,   яке  подається на розгляд керівництву.

11.7. Особистий прийом міського голови проводиться тільки за попереднім записом у день прийому громадян та за умови розгляду питання, яке ставить громадянин, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючим справами відповідно до розподілу обов’язків.

11.8. Попередній запис на особистий прийом здійснюється головним спеціалістом організаційно-виконавчого відділу виконавчого комітету у   день прийому громадян. Запис проводиться у реєстраційно-контрольній картці.

У реєстраційно-контрольній картці вказується:

-прізвище, ім’я та по батькові заявника, місце проживання, контактний телефон, соціальний стан;

– короткий зміст питання, що порушується у зверненні;

– чи звертався заявник до виконавчих органів міської ради, до компетенції яких належить вирішення питання, і результат розгляду цього питання, підтверджений відповідними письмовими документами.

11.9. Запис на прийом не проводиться за умови звернення:

– до однієї і тієї ж посадової особи того самого громадянина, якщо на попередньому прийомі порушені питання були вирішені по суті, або надано вичерпні роз’яснення;

– з питання оскарження рішення з порушенням терміну подання оскарження, визначеного статтею 17 Закону України «Про звернення громадян»;

– особи, визнаної судом недієздатною;

– у разі, якщо питання не належить до повноважень міської ради.

11.10. У разі повторного звернення громадянина працівниками організаційно-виконавчого відділу виконкому вивчаються матеріали справи щодо порушеного питання, з’ясовуються причини повторного звернення, надаються необхідні роз’яснення та можлива допомога.

11.11. Запис на повторний прийом до міського голови протягом календарного року може бути проведено, якщо питання, порушене у першому обґрунтованому зверненні, не було вирішено по суті (не задоволено, відмовлено у задоволенні), а заявнику не надано роз’яснень щодо порядку вирішення поставленого питання.

11.12. Спеціалісти організаційно-виконавчого відділу виконкому забезпечують добірку матеріалів з питань, що розглядатимуться на особистому прийомі у міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючого справами, для чого він має право запросити від відповідних виконавчих органів міської ради документи, необхідні для обґрунтованого розгляду звернення.

11.13. У разі потреби міським головою чи секретарем ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів, які проводять особистий прийом громадян, або начальником організаційно-виконавчого відділу виконкому до участі в особистому прийомі громадян запрошуються керівники виконавчих органів міської ради, підприємств, організацій (установ, закладів), що є у  комунальній власності міської територіальної громади, старости, до компетенції яких належить вирішення даного питання.

11.14. Під час проведення міським головою особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких на представництво оформлені у встановленому порядку, та особи, які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами. Відсутність такого документа згідно з вимогами ст.5 Закону України «Про звернення громадян» може бути підставою для відмови в особистому прийомі.

Присутність представників засобів масової інформації під час проведення особистого прийому допускається лише за згоди заявників.

Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

11.15. Питання, з якими звертаються громадяни, по можливості вирішуються під час особистого прийому. Під час розгляду звернень міський голова та секретар міської ради, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської  ради, керуючий справами керуються законодавчими та іншими нормативно – правовими актами і в межах своєї компетенції мають право прийняти відповідне рішення: задовольнити прохання; відмовити у задоволенні, проінформувавши заявника про причини відмови і порядок оскарження прийнятого рішення; надати усне роз’яснення по суті піднятих питань.

11.16. У разі, коли порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, воно разом із додатками (матеріалами справи) направляється на розгляд виконавцю.

11.17. Звернення громадян, подані на особистому прийомі, реєструється відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації в системі електронного документообігу та передаються під розпис відповідальним працівникам виконавчих органів міської ради й надсилаються на адресу підприємства разом із супровідним листом, відповідно до доручення, наданого під час особистого прийому.

11.18. Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням).

11.19.    З урахуванням рішення, прийнятого під час особистого прийому, виконавчі органи міської ради, яким доручено розгляд звернення, зобов’язані в установлені законодавством терміни підготувати заявнику відповідь по суті питання за підписом особи, яка проводила особистий прийом, або, в разі розгляду звернення підприємством, організацією чи установою, незалежно від форм власності, інформувати ту посадову особу, доручення якої виконувалося.

11.20. Картка особистого прийому та всі документи, що були долучені до справи, повертаються разом з відповіддю в організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету   для формування справи.

 

Порядок проведення особистих виїзних прийомів громадян

 

11.21. Особисті виїзні прийоми громадян міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючим справами проводяться згідно з затвердженим графіком.

11.22. Дата та місце проведення виїзних прийомів складається працівниками організаційно-виконавчого відділу виконавчого комітету за пропозиціями міського голови та секретаря ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючим справами.

11.23. Працівники організаційно-виконавчого відділу виконавчого комітет й організовують особистий виїзний прийом громадян, а саме:

– попереджують міського голову, секретаря ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючого справами про наступний виїзний прийом громадян з особистих питань (дату, час та місце проведення);

– інформують керівників підприємств, установ, організацій, де заплановано проведення особистого виїзного прийому громадян;

– повідомляють управління цифрової трансформації та комунікації   про виїзний прийом для доведення інформації до мешканців громади через засоби масової інформації.

11.24. Працівники організаційно-виконавчого відділу виконавчого комітету забезпечують міського голову, секретаря міської ради та заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради картками особистого прийому під час виїзного прийому громадян.

11.25. Керівники підприємств, установ та організацій, старости, де заплановано проведення особистого виїзного прийому громадян, виділяють приміщення та створюють необхідні умови для прове­дення прийому.

11.26. Працівники організаційно-виконавчого відділу виконавчого комітету міської ради забезпечують:

– організацію проведення виїзного прийому;

– реєстрацію, направлення звернень, поданих на особистому виїзному прийомі, керівникам виконавчих органів міської ради, підприємств, організацій (установ, закладів), що є у  комунальній власності міської територіальної громади, старостам, до повноважень яких належить вирішення порушених питань, контроль за дотриманням термінів їх розгляду та наданням відповідей заявникам.

 12. Робота з нагородними документами.

12.1. Відзначення та нагородження працівників  виконавчих органів міської ради, трудових колективів міста, окремих громадян за бездоганну працю, високі трудові досягнення, професійну майстерність, успіхи в реалізації програм економічного та соціального розвитку Нововолинської міської територіальної громади, активну благодійну, громадську та політичну діяльність, роботу по вихованню підростаючого покоління, значний внесок у розвиток культури, мистецтва, науки, освіти, спорту та охорони здоров’я, місцевого самоврядування, міжнародного співробітництва, за мужність і відвагу, виявлені при порятунку людей та матеріальних цінностей, забезпечення законності, прав і свобод громадян здійснюється відповідно до Положень про Подяку міського голови, Почесну грамоту виконавчого комітету міської ради, про відзнаки міського голови, про присвоєння звання  «Почесний громадянин Нововолинської міської територіальної громади». Право подання клопотання про відзначення та нагородження надається міському голові, секретарю міської ради, постійним комісіям міської ради та депутатам міської ради, керівникам виконавчих органів міської ради, підприємств, організацій (установ, закладів), незалежно від форм власності, профспілковим, громадським організаціям, трудовим колективам.

Виконавчий орган міської ради, до відання якого належить певна галузь,  забезпечує:

– дотримання строків подання клопотань щодо відзначення (відповідно до Положень про відзнаки міського голови та про Почесну грамоту виконавчого комітету міської ради) з обов’язковим наданням характеристики на особу або довідки на колектив;

– надання ідентифікаційних кодів осіб, яких пропонується відзначити;

– узгодження з міським головою, секретарем міської ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської  ради, керуючим справами відповідно до розподілу обов’язків, місця, дати та години проведення заходу, сценарного плану;

– інформування  осіб, яких запропоновано  відзначити,  про годину, дату та місце проведення урочистого заходу, їх  реєстрацію на заході.

Відділ персоналу готує розпорядження міського голови про відзначення осіб та надає нагородні матеріали відповідному виконавчому органу міської ради для вручення на урочистому заході. Про вручення відзнак вноситься запис до трудової книжки нагородженого працівника за місцем основної роботи.

12.2. Від імені міського голови громадянам, трудовим колективам підприємств, установ, організацій може вручатися вітальний адрес. Проєкти вітальних адресів готуються виконавчими органами міської ради відповідно до галузевого спрямування та не пізніше як за 5 днів до вручення погоджуються з керуючим справами виконкому.

Колективам та окремим особам, відзначеним Подякою міського голови, Почесною грамотою виконавчого комітету, Вітальним адресом міського голови може вручатись цінний подарунок або сувенірна продукція.

Погоджений текст вітального адресу подається патронатній службі, яка не пізніше як за 2 дні до вручення організовує друк вітального адресу на бланку встановленого зразка.

Керівник виконавчого органу міської ради узгоджує з міським головою або секретарем міської ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючим справами дату, годину, місце та сценарний план заходу, на якому передбачається вручення вітального адресу, та передає інформацію про захід в установленому порядку  патронатній службі для внесення у тижневий план роботи.

 

  1. Кадрова робота у виконавчих органах міської ради.

 

13.1.  Кадрова робота спрямовується на комплексне вирішення питання щодо комплектування виконавчих органів міської ради висококваліфікованими і компетентними кадрами.

13.2.  Координацію роботи з кадрами у виконавчих органах міської ради здійснює керуючий справами виконкому.

13.3.  Прийняття на службу в органи місцевого самоврядування здійснюється:

– на посаду міського голови шляхом обрання Нововолинською  міською територіальною громадою на основі загального, рівного, прямого виборчого права шляхом таємного голосування, в порядку, визначеному законом; строк повноважень міського голови, обраного на чергових місцевих виборах, визначається Конституцією України;

– на посаду секретаря міської ради – шляхом обрання міською радою;

– на посади заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради – шляхом затвердження міською радою;

– на посади керівників та працівників виконавчих органів міської ради – шляхом призначення міським головою на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України.

Керівники виконавчих органів міської ради призначаються на посаду і звільняються з посади міським головою одноособово, а у випадках, передбачених законом, – за погодженням з відповідними органами виконавчої влади.

Міський голова має право самостійно (без конкурсу) добирати та приймати на службу своїх помічників, радників (патронатну службу).

Інформація про вакантні посади та вимоги щодо них публікується у засобах масової інформації та на офіційному сайті міської ради. Конкурси на заміщення вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування проводить конкурсна комісія по організації і проведенню конкурсу при прийнятті на роботу у виконавчі органи Нововолинської міської ради. Рішення про призначення на посаду приймається міським головою на підставі пропозиції конкурсної комісії. Переможець конкурсу подає заяву на призначення. Відділ  персоналу готує проєкт розпорядження міського голови про призначення на посаду. Підписане розпорядження є підставою для подальшого оформлення документів особової справи та, в разі необхідності, видачі службового посвідчення.

При звільненні з посади працівників виконавчих органів міської ради до   відділу персоналу подається особиста заява працівника. Заява погоджується відповідно до розробленої форми заяви та візується міським головою. В заяві також мають бути підписи керівників виконавчих органів чи відповідальних працівників, що засвідчують відсутність у працівника заборгованості перед виконавчим комітетом міської ради чи виконавчим органом міської ради.

Відділ персоналу готує проєкт розпорядження міського голови про звільнення з посади. Підписане розпорядження повертається до  відділу персоналу для подальшої роботи.

У разі необхідності, за згодою сторін, посадова особа місцевого самоврядування може бути переведена на рівнозначну чи нижчу посаду або посаду радника, консультанта чи помічника міського голови без конкурсного відбору.

13.4.    Прийом та звільнення технічних працівників та обслуговуючого персоналу здійснюється відповідно до Кодексу законів про працю України.

13.5.  На час відсутності (тривалої відпустки) посадових осіб органів місцевого самоврядування (крім виборних посад) для виконання їх повноважень можуть прийматися на службу особи за строковим трудовим договором (надалі – договір). Особи, прийняті на роботу в органи місцевого самоврядування на умовах договору, не складають Присяги, їм не встановлюється ранг, період роботи за контрактом не зараховується до стажу служби в органах місцевого самоврядування чи державної служби.

Трудові книжки осіб, які працюють у виконавчих органах міської ради за трудовим договором, зберігаються у   відділі персоналу.

Договори з громадянами на використання їх праці можуть оформлюватися цивільно-правовим договором. Такі угоди застосовуються для виконання конкретної роботи, що спрямована на одержання результатів праці, і у разі досягнення цієї мети вважаються виконаними і дія їх припиняється.

Розпорядження про прийом на роботу на підставі договору на виконання робіт не видається та записи про періоди праці не заносяться до трудової книжки виконавця робіт.

13.6. У випадку прийняття на роботу нового працівника  керівник виконавчого органу або за його дорученням  інша посадова особа місцевого самоврядування зобов’язані:

–  роз’яснити працівникові його права і обов’язки, ознайомити під розписку з посадовою інструкцією, проінформувати про умови праці;

– ознайомити працівника під розписку з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором, та іншими документами, які регулюють питання діяльності міської ради і виконавчого органу, Законами України «Про засади запобігання і протидію корупції», «Про правила етичної поведінки», “Про захист персональних даних” тощо;

– визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними  для роботи засобами;

–  проінструктувати працівника з техніки безпеки,  охорони праці та протипожежної охорони.

Відділ персоналу ознайомлює працівника з Попередженням про обмеження, пов’язані з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та проходженням служби,  Етичним кодексом працівників виконавчих органів міської ради, Загальними правилами етичної поведінки державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування.

13.7.    Прийняття на роботу керівників підприємств, організацій (установ, закладів), які є у комунальній власності міської територіальної громади (крім керівників закладів дошкільної, загальної середньої та позашкільної освіти, підприємств охорони здоров’я, закладів культури) здійснюється на контрактній основі. Контракт укладається у двох примірниках, візується заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради (відповідно до розподілу обов’язків), керівником відповідного виконавчого органу міської ради. Контракт та заява керівника підприємства, погоджена заступником міського голови є підставою для видання розпорядження міського голови про призначення на посаду. Підписаний контракт скріплюється гербовою печаткою.

Керівник підприємства щороку, але не пізніше, ніж за два місяці до закінчення терміну дії контракту, звітується на засіданні виконавчого комітету про фактичні результати фінансово-господарської діяльності та планові заходи з питань ефективності використання майна і прибутку підприємства, організації (установи, закладу).

Звільнення керівника підприємства здійснюються у встановленому законом порядку.

13.8.    На кожну посаду, відповідно до штатного розпису, в місячний термін після затвердження міською радою структури і чисельності виконавчих органів, розробляється посадова інструкція. Посадова інструкція є документом, який визначає підпорядкованість посадової особи місцевого самоврядування (службовця) виконавчих органів міської ради, його конкретні завдання та обов’язки, права та відповідальність, а також взаємовідносини за посадою.

Посадові обов’язки можуть переглядатися в разі необхідності у зв’язку зі змінами структури, штатного розпису, функцій виконавчих органів міської ради або їх окремих структурних підрозділів.

Посадові обов’язки працівників виконавчого органу міської ради складаються, підписуються їх безпосереднім керівником й затверджуються розпорядженням міського голови.

Кожен працівник ознайомлюється з посадовою інструкцією під особистий розпис та отримує її копію для користування в роботі.

Оригінали затверджених посадових інструкцій зберігаються у  відділ персоналу, а копії – у виконавчих органах міської ради.

13.9. Громадяни України, які вперше приймаються (обираються) на службу в органи місцевого самоврядування, складають Присягу посадової особи місцевого самоврядування (далі – Присяга).

Після зачитування Присяги особа підписує її текст, який в подальшому зберігається в особовій справі. Про складання Присяги робиться запис у трудовій книжці.

13.10.  Ранг міському голові присвоюється рішенням міської ради в межах відповідної категорії посад.

Ранги, які відповідають посадам третьої – шостої категорії, присвоюються міським головою за поданням керівника виконавчого органу міської ради.

Ранги присвоюються відповідно до займаної посади, рівня професійної кваліфікації, результатів роботи.

Ранги присвоюються одночасно з обранням (прийняттям) на службу в органи місцевого самоврядування або обранням (призначенням) на вищу посаду. Особам, які призначаються на посади з випробувальним строком, ранги присвоюються після його закінчення, за результатами роботи. Особам, які призначені на посади і мають ранги посадових осіб місцевого самоврядування або ранги державного службовця, присвоєні за попереднім місцем роботи, надбавка за ранг у період випробувального строку виплачується відповідно до цих рангів.

Черговий ранг присвоюється за умови, якщо посадова особа успішно відпрацювала на займаній посаді не менш як 2 роки.

За виконання особливо відповідальних завдань посадовій особі місцевого самоврядування може бути присвоєно черговий ранг достроково у межах відповідної категорії посад.

За сумлінну працю при виході на пенсію посадовій особі місцевого самоврядування може бути присвоєно черговий ранг поза межами відповідної категорії посад.

Посадова особа місцевого самоврядування може бути позбавлена присвоєного рангу лише за вироком суду.

Якщо посадова особа місцевого самоврядування обрана чи призначена на посаду нижчої категорії або залишила службу в органі місцевого самоврядування, за нею зберігається присвоєний ранг.

У трудовій книжці посадової особи місцевого самоврядування робиться запис про присвоєння, зміну чи позбавлення її відповідного рангу.

13.11. Кадровий резерв затверджується міським головою.

До кадрового резерву зараховуються особи, які виявили бажання зайняти посаду в органах місцевого самоврядування і мають відповідну кваліфікацію та освіту або здобувають її.

Кадровий резерв формується з:

– посадових осіб місцевого самоврядування, які підвищили кваліфікацію або пройшли стажування і рекомендовані атестаційною комісією на вищі посади;

– державних службовців, які бажають перейти на службу в органи місцевого самоврядування;

– спеціалістів виробничої, соціально-культурної, наукової та інших сфер, а також випускників навчальних закладів відповідного профілю.

13.12. З метою оцінки ділових та професійних якостей, а також кваліфікації посадових осіб місцевого самоврядування, крім осіб, зазначених у частині другій цього пункту, посадові особи місцевого самоврядування один раз на 4 роки підлягають атестації.

Атестації не підлягають міський голова, секретар міської ради, працівники патронатної служби, особи, які перебувають на посаді менше одного року, молоді спеціалісти, вагітні жінки чи жінки, які працюють менше одного року після виходу на роботу з відпустки по вагітності і пологах чи догляду за дитиною, особи, прийняті на посаду на визначений строк.

Атестаційна комісія створюється за розпорядженням міського голови. Головою атестаційної комісії призначається міський голова або заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради.

Атестаційна комісія працює гласно. Посадова особа має право попередньо ознайомитися з матеріалами її атестації, брати участь у засіданні комісії, на якому розглядається питання про її атестування, оскаржувати, у разі незгоди, рішення атестаційної комісії міському голові протягом 10 днів з дня винесення її рішення або до суду.

За результатами атестації атестаційна комісія робить один з таких висновків: про відповідність займаній посаді; про відповідність займаній посаді за певних умов (здобуття освіти, проходження стажування, набуття відповідних навичок, підвищення кваліфікації тощо); про невідповідність займаній посаді.

Результати атестації мають рекомендаційний характер.

Відповідно до висновку атестаційна комісія пропонує міському голові:

– визнати посадову особу атестованою;

– призначити протягом року повторне атестування (за згодою посадової особи);

– зарахувати посадову особу до кадрового резерву або призначити її на вищу посаду;

– перевести посадову особу на іншу посаду, що відповідає її кваліфікації, або звільнити її з займаної посади.

Спори, що виникають у зв’язку з проведенням атестації, вирішуються відповідно до законодавства про порядок вирішення індивідуальних трудових спорів.

Інші питання атестації посадових осіб регулюються положенням про проведення атестації, яке затверджується міським головою.

13.13. Граничний вік перебування на службі в органах місцевого самоврядування становить 65 років. Це обмеження не поширюється на посадових осіб місцевого самоврядування, які обираються на відповідні посади.

Після досягнення граничного віку перебування на службі в органах місцевого самоврядування  посадові особи місцевого самоврядування за рішенням міського голови можуть бути залишені на посадах радників чи консультантів (патронатна служба), якщо такі посади передбачені штатним розписом, на умовах строкового трудового договору.

Посадові особи місцевого самоврядування (крім міських голів), яких притягнуто до відповідальності за корупційні правопорушення, підлягають звільненню з посади у триденний строк з дня отримання органом місцевого самоврядування копії відповідного судового рішення, яке набрало законної сили.

Крім загальних підстав, передбачених Кодексом законів про працю України, служба в органах місцевого самоврядування припиняється на підставі і в порядку, визначених законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», іншими законами України, у разі:

– порушення посадовою особою місцевого самоврядування Присяги;

– порушення умов реалізації права на службу в органах місцевого самоврядування;

– виявлення або виникнення обставин, що перешкоджають перебуванню на службі, чи недотримання вимог, пов’язаних із проходженням служби в органах місцевого самоврядування;

– досягнення посадовою особою місцевого самоврядування граничного віку перебування на службі в органах місцевого самоврядування.

Розпорядження про припинення служби в органах місцевого самоврядування може бути оскаржено посадовою особою місцевого самоврядування у порядку, визначеному законом.

Перевибори міського голови, зміна керівників органів місцевого самоврядування не є підставою для припинення служби посадовими особами виконавчих органів міської ради, крім працівників патронатної служби.

Повноваження міського голови припиняються відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».

13.14. Направлення у відрядження керівників виконавчих органів міської ради, працівників апарату міської ради та виконавчого комітету міської ради здійснює міський голова, а під час його відсутності –заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради згідно з розпорядженням. Підставою для відрядження є запрошення, виклик органів виконавчої влади вищого рівня або доповідна записка керівника виконавчого органу міської ради чи заступника міського голови з питань діяльності виконавчихз органів, яка з резолюцією міського голови надається у відділ  персоналу не пізніше як за три дні до відрядження.

Керівники виконавчих органів міської ради, які є розпорядниками коштів бюджету міської територіальної громади, направляють своїх працівників за погодженням із заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів  міської ради (відповідно до розподілу обов’язків) наказами.

Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає у письмовій або усній формі безпосередньому керівнику про виконання завдання та протягом п’яти банківських днів подає авансовий звіт за встановленою формою у відділ бухгалтерського обліку та  звітності виконавчого комітету  міської ради. На основі відповідних документів відділ бухгалтерського обліку та звітності в установленому порядку відшкодовує працівникам витрати, пов’язані з перебуванням у відрядженні.

У разі відрядження з метою участі у навчанні працівник подає у   відділ персоналу сертифікат чи інший підтверджуючий документ про підвищення кваліфікації.

13.15. Щорічні відпустки надаються згідно з графіком, який затверджується міським головою. Відпустка оформляється на підставі заяви, погодженої безпосереднім керівником та секретарем міської ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючим справами виконавчого комітету міської ради, яка подається на ім’я міського голови у відділ персоналу не пізніше, ніж за два тижні до початку відпустки, а в окремих (виняткових) випадках, не пізніше, ніж за 3 дні до початку такої відпустки. Відпустка оформляється розпорядженням міського голови. Оформлення документів, пов’язаних з відпустками, здійснює відділ персоналу.

Надання відпусток без збереження заробітної плати здійснюється згідно з розпорядженням міського голови за погодженням з керівниками виконавчих органів міської ради.

13.16.  Керівники підприємств, організацій (установ, закладів), що знаходяться у   комунальній власності міської територіальної громади, визначають час і порядок використання своєї щорічної відпустки (час початку, поділу на частини тощо) за погодженням з міським головою.

13.17.  З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей працівників, які претендують на зайняття посад у виконавчих органах міської ради, може проводитись їх стажування терміном до двох місяців.

Відбір кандидата на стажування проводиться з ініціативи відповідного виконавчого органу міської ради, де має відбутися стажування. При цьому необхідна службова записка керівника виконавчого органу на ім’я міського голови, в якій зазначається необхідність проведення такого стажування, посада,  на якій пропонується пройти стажування,  та терміни проходження стажування. До службової записки додається резюме кандидата на стажування. В разі позитивного вирішення питання стажист подає письмову заяву, погоджену керівником виконавчого органу, в якому буде  проходити стажування. Якщо особа працює в іншому виконавчому органі міської ради, заява  також  погоджується керівником цього виконавчого органу. Якщо особа працює в іншій установі, то необхідна письмова згода  керівника установи.

Зарахування на стажування, терміни та зміни порядку його проходження оформляються розпорядженням  міського голови.

Особа, яка не є посадовою особою місцевого самоврядування чи державним службовцем, після успішного закінчення стажування при прийнятті на службу в органи місцевого самоврядування проходить конкурс в установленому порядку. При цьому їй надається перевага над особами, які беруть участь у даному конкурсі, але не проходили стажування.

Посадова особа місцевого самоврядування або державний службовець після успішного закінчення стажування можуть бути переведені на службу в органи місцевого самоврядування за розпорядженням міського голови без конкурсного відбору або зараховані до кадрового резерву посадових осіб місцевого самоврядування.

Під час проходження стажування працівник повинен додержуватись правил внутрішнього трудового розпорядку. На період стажування у виконавчому органі міської ради за стажистом закріплюється посадова особа місцевого самоврядування, відповідальна за стажування.Зміст стажування визначається індивідуальним планом, що затверджується керівником виконавчого органу, де проводиться стажування. Стажист за час проходження стажування повинен виконати індивідуальний план стажування. Після закінчення стажування стажист подає міському голові доповідну записку про результати стажування, а  за основним місцем роботи – стислий звіт.  Керівник виконавчого органу, в якому проводилося стажування, готує висновки щодо можливості використання стажиста на службі в органах місцевого самоврядування. Висновки керівника виконавчого органу зазначаються на бланку виконавчого органу.13.18. Керівники виконавчих органів міської ради створюють умови для навчання і підвищення кваліфікації працівників. Посадові особи місцевого самоврядування підвищують свою кваліфікацію постійно, як правило, через навчання у відповідних навчальних закладах, на курсах підвищення кваліфікації, семінарах, тощо. Згідно з окремим планом проводиться внутрішнє навчання працівників виконавчих органів міської ради.

 

  1. Висвітлення діяльності виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради.

14.1.  Оперативне інформування громадськості про діяльність виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради здійснюється виконавчими органами міської ради через  офіційний сайт Нововолинської міської ради, оприлюднення інформаційних матеріалів у засобах масової інформації та у соціальних мережах (за наявності сторінок виконавчих органів).

14.2.  З метою відкритості та прозорості управління цифрової трансформації та комунікації забезпечує взаємодію виконавчого комітету і виконавчих органів міської ради з центральними та місцевими засобами масової інформації; організовує висвітлення актуальних питань соціально-економічного і суспільно-політичного життя міської територіальної громади.

14.3.  Керівники виконавчих органів міської ради та старости:

– з метою анонсування подій та подальшого їх висвітлення у засобах масової інформації подають необхідні матеріали в управління цифрової трансформації та комунікації за дві доби до запланованого заходу для розміщення їх на офіційному сайті міської ради;

– для оперативного розміщення новин на офіційному сайті міської ради  після проведення заходу подають  в управління цифрової трансформації та комунікації повну, змістовну та об’єктивну інформацію;

– для оприлюднення матеріалів у друкованих засобах масової інформації надають їх в управління цифрової трансформації та комунікації в електронному та друкованому вигляді не пізніше як за тиждень до виходу газети;

– готують проєкти вітальних адрес з нагоди державних і професійних свят та подають їх в управління цифрової трансформації та комунікації в електронному і друкованому вигляді не пізніше як за три дні до виходу газети.

14.4. Виконавчі органи міської ради відповідно до Положення про функціонування офіційного веб-сайту міської ради, затвердженого розпорядженням міського голови, розміщують на офіційному сайті інформацію про діяльність Нововолинської міської ради та її виконавчого комітету, а також ухвалені міською радою та виконавчим комітетом рішення та розпорядження міського голови, що підлягають оприлюдненню відповідно до чинного законодавства.

      

  1. Облік, зберігання і використання печаток, штампів.

 

  • Обов’язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням установи.

Порядок обліку, зберігання і використання інших видів печаток, штампів і бланків суворої звітності визначається відповідними відомчими інструкціями.  Відповідальність за використання, зберігання та облік печаток, штампів тощо несуть керівники управлінь та відділів, в яких наявна така штемпельна продукція.

Відповідно до розподілу обов’язків між міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради та керуючим справами гербова печатка виконавчого комітету знаходиться у керуючого справами виконкому. На час відсутності керуючого справами виконкому, гербова печатка передається особі, яка його заміщає.

15.2.  Гербовою печаткою виконкому засвідчуються підписи міського голови на оригіналах рішень виконкому, розпоряджень міського голови, а також підписи заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, інші документи у випадках, передбачених чинним законодавством.

15.3. Печатка міста Нововолинська, яка призначена для неофіційного використання (скріплення відзнак, вітальних листів тощо) знаходиться у відділі персоналу.

15.4. Виконавчі органи міської ради, що є юридичними особами, та старости мають свої печатки і кутові штампи встановленого зразка, інші печатки та штампи, які необхідні в роботі з документами. Зразки печаток та кутових штампів виконавчих органів міської ради погоджуються із керуючим справами виконкому та виготовлюються самостійно.

  • Облік печаток і штампів ведеться у журналах за формою, встановленого зразка. Видача печаток, штампів посадовим особам здійснюється під підпис у відповідному журналі. Журнали обліку печаток і штампів включаються у номенклатуру справ, його аркуші нумеруються, прошиваються й опечатуються.

Ведення обліку гербових печаток виконкому, а також печаток та штампів з найменуванням установи, що використовуються для здійснення повноважень посадовими особами виконавчих органів міської ради, що не є юридичними особами, забезпечує організаційно-виконавчий відділ виконавчого комітету у встановленому порядку.

15.6. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах, що надійно замикаються й опечатуються.

15.7. Перевірка наявності печаток, штампів здійснюється щорічно комісією, призначеною розпорядженням міського голови та оформляється актом.

Про перевірки наявності печаток, штампів робляться відмітки у журналах обліку після останнього запису. У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома керівника установи.

      

 

  1. Організація використання робочого часу, режим роботи.

 

16.1. В усіх виконавчих органах міської ради, незалежно від місця їх розташування, встановлюється єдиний режим роботи:

– з понеділка по четвер з 08.00 до 17.15;

– у п’ятницю з 08.00 до 16.00;

– обідня перерва з 13.00 до 14.00.

Для обліку часу працівників, що працюють за змінним графіком роботи, застосовується дотримання норми тривалості робочого часу при 40-годинному робочому тижні.

У кожному виконавчому органі міської ради ведеться облік робочого часу працівників. При відлученні працівника у робочий час робиться про це запис у відповідному журналі.

16.2. Після завершення робочого часу, а також у вихідні та святкові дні вхід сторонніх осіб в адміністративні приміщення міської ради та її виконавчих органів обмежується. Усі факти перебування у неробочі дні в адмінприміщенні фіксуються у відповідному журналі, який зберігається на посту. За прийом відвідувачів, які прибули до працівників виконавчих органів в неробочі години та дні несе відповідальність та забезпечує їх супровід (тільки через центральний вхід) посадова особа, до якої вони прибули.